# Nhật ký pilot nhân sự - Đường từ nhà ông Nam đến chùa Hưng Khánh

## 1. Mục tiêu
Tài liệu này ghi lại log vận hành hằng ngày của đợt pilot để phục vụ 3 việc:

- theo dõi ai đã làm gì với bộ hồ sơ công trình
- ghi nhận findings, hồ sơ thiếu và bước tiếp theo
- tạo đầu vào chuẩn cho luồng **Nhật ký nhân sự** trong `workflow.md`

Tài liệu này bám tinh thần của:

- `workflow.md`
- `docs/company-people-knowledge.md`
- `docs/employee-rag-sop.md`

AI chỉ hỗ trợ tra cứu, nhắc checklist và gợi ý next action. Kết luận nghiệp vụ vẫn do người phụ trách xác minh bằng file gốc.

## 2. Phạm vi
Áp dụng cho ngày pilot đầu tiên của công trình:

- **Công trình:** Cải tạo, sửa chữa tuyến đường từ nhà ông Nam đến cống chùa Hưng Khánh, thôn Tân Linh, xã Kiến Minh
- **Mục tiêu pilot:** rà hồ sơ hiện có, phát hiện hồ sơ còn thiếu, kiểm tra chuỗi pháp lý - hợp đồng - thi công, và rút kinh nghiệm cho RAG
- **Dạng ghi nhận:** session làm việc ngắn gọn theo người phụ trách, có đầu vào, đầu ra, trạng thái và next action

## 3. Trạng thái tổng quan sau ngày pilot 1

| Mục | Kết quả ngắn |
| --- | --- |
| Tình trạng hồ sơ | Chưa đủ bộ để đi thanh toán/quyết toán |
| Điểm AI hỗ trợ tốt | Phân nhóm hồ sơ, nhắc logic văn bản, trích checklist thiếu |
| Điểm cần con người xác minh | File gốc, bản ký/scan, đủ trang, đúng công trình |
| Nhóm hồ sơ thiếu nổi bật | Bàn giao mặt bằng, nhật ký thi công, QLCL, hoàn công, nghiệm thu hoàn thành, hồ sơ thanh toán/quyết toán |
| Kết luận vận hành | Có thể dùng AI để rà nhanh và giao việc, chưa thể thay bước kiểm hồ sơ thật |

## 4. Nhật ký theo phiên làm việc

### 4.1. Session 1 - Tiếp nhận và kiểm đếm hồ sơ

| Mục | Nội dung |
| --- | --- |
| Nhân sự | NV-01 - Hành chính hồ sơ |
| Vai trò vận hành | Tiếp nhận hồ sơ, kiểm đếm ban đầu |
| Vai trò agent tương ứng | `project_intake_agent` |
| Thời gian | 08:05 - 08:45 |
| Đầu vào | Thư mục công trình và file danh mục hồ sơ tổng |
| Mục tiêu phiên | Xác định nhóm hồ sơ hiện có và nhóm thiếu nổi bật |

**Việc đã làm**
- mở thư mục công trình: `HĐ-2026/Phòng KT xã Kiến Minh-2026/Đường từ nhà ông Nam đến cống chùa Hưng Khánh`
- kiểm tra nhanh các nhóm file nhìn thấy ngay:
  - danh mục hồ sơ
  - bản vẽ
  - pháp lý
  - gói 04 TCXL & MSTB
- hỏi AI để phân loại nhóm hồ sơ hiện có và cảnh báo thiếu

**Kết quả / đầu ra**
- AI phân loại đúng 4 nhóm chính
- AI cảnh báo thiếu:
  - hồ sơ thi công hoàn chỉnh
  - nghiệm thu
  - quyết toán
- nhân sự đối chiếu lại với danh mục hồ sơ tổng và ghi nhận thiếu rõ:
  - bàn giao mặt bằng
  - nhật ký thi công
  - hồ sơ QLCL
  - hoàn công
  - nghiệm thu hoàn thành
  - thanh lý hợp đồng

**Trạng thái**
- `Đã rà ban đầu`
- `Còn thiếu nhiều hồ sơ lõi`

**Findings**
- AI giúp nhìn cấu trúc hồ sơ nhanh
- vẫn phải đối chiếu tay để xác nhận thiếu thật
- manifest hóa trạng thái hồ sơ là bước cần làm sớm

**Next action**
- tạo checklist `đã có / thiếu / cần xác minh`
- chuyển danh sách thiếu cho các đầu mối pháp lý, kỹ thuật, hợp đồng

### 4.2. Session 2 - Rà chuỗi pháp lý nền

| Mục | Nội dung |
| --- | --- |
| Nhân sự | NV-02 - Pháp lý, nghiệp vụ |
| Vai trò vận hành | Rà chuỗi văn bản pháp lý |
| Vai trò agent tương ứng | `legal_knowledge_agent` |
| Thời gian | 09:05 - 09:50 |
| Đầu vào | QĐ phê duyệt KHLCNT, QĐ phê duyệt KQLCNT gói 04, hợp đồng thi công |
| Mục tiêu phiên | Đối chiếu logic pháp lý từ phê duyệt đến hợp đồng |

**Việc đã làm**
- mở các file pháp lý đang có
- yêu cầu AI đối chiếu chuỗi hồ sơ pháp lý từ nhiệm vụ, BCKTKT, KHLCNT, KQLCNT đến hợp đồng thi công

**Kết quả / đầu ra**
- AI nhắc được chuỗi logic chính với các mốc:
  - `1147/QĐ-UBND`
  - `302/QĐ-UBND`
  - `113/QĐ-KT`
  - `118/QĐ-KT`
  - `08.3.SCKM/2026/HĐTCXD`
- nhân sự phát hiện thư mục pilot chưa có đủ file scan/ký tương ứng cho toàn bộ chuỗi

**Trạng thái**
- `Đã xác định chuỗi pháp lý`
- `Thiếu bản ký/scan của nhiều văn bản`

**Findings**
- AI tốt ở bước nhắc logic văn bản
- chưa thể thay người kiểm pháp lý
- cần ingest bản scan ký chính thức, không chỉ DOCX/Word

**Next action**
- ưu tiên xin bản ký/scan của:
  - `1147/QĐ-UBND`
  - `302/QĐ-UBND`
  - `118/QĐ-KT`
- kiểm tra chất lượng file PDF pháp lý hiện có trước khi ingest

### 4.3. Session 3 - Rà hợp đồng và checklist hồ sơ bắt buộc

| Mục | Nội dung |
| --- | --- |
| Nhân sự | NV-03 - Phụ trách hợp đồng |
| Vai trò vận hành | Đối chiếu điều khoản hợp đồng và bộ hồ sơ phải có |
| Vai trò agent tương ứng | `contract_agent` |
| Thời gian | 10:10 - 10:52 |
| Đầu vào | Biên bản thương thảo, QĐ phê duyệt KQLCNT, hợp đồng thi công |
| Mục tiêu phiên | Lập checklist hồ sơ cần có để đi thanh toán và quyết toán |

**Việc đã làm**
- mở biên bản thương thảo, quyết định KQLCNT và hợp đồng thi công
- yêu cầu AI trích checklist hồ sơ bắt buộc theo hợp đồng

**Kết quả / đầu ra**
- AI trích được các nhóm hồ sơ chính:
  - biên bản nghiệm thu khối lượng
  - đề nghị thanh toán
  - bảng xác định khối lượng phát sinh nếu có
  - hồ sơ hoàn công
  - nhật ký thi công
  - hồ sơ quyết toán hợp đồng
  - thanh lý hợp đồng
- kiểm tra thực tế thư mục và ghi nhận chưa thấy:
  - hồ sơ thanh toán
  - hồ sơ quyết toán
  - thanh lý hợp đồng
  - hồ sơ hoàn công
  - nhật ký thi công

**Trạng thái**
- `Đã có checklist hợp đồng`
- `Chưa đủ hồ sơ để đi tiếp`

**Findings**
- use case trích checklist từ hợp đồng dùng tốt ngay cho giao việc
- có thể dùng đầu ra này làm danh mục xin bổ sung hồ sơ

**Next action**
- chốt checklist 1 trang cho nhóm vận hành
- chuyển đầu mục thiếu sang NV-04 và NV-05 để xin/đối chiếu tiếp

### 4.4. Session 4 - Rà hồ sơ hiện trường, QLCL, nghiệm thu

| Mục | Nội dung |
| --- | --- |
| Nhân sự | NV-04 - Kỹ thuật hồ sơ |
| Vai trò vận hành | Rà hồ sơ thi công, hiện trường, nghiệm thu, hoàn công |
| Vai trò agent tương ứng | `site_execution_agent` |
| Thời gian | 13:30 - 14:05 |
| Đầu vào | Thư mục công trình hiện có và yêu cầu rà bộ hồ sơ hiện trường |
| Mục tiêu phiên | Liệt kê bộ hồ sơ thi công - nghiệm thu - hoàn công còn thiếu |

**Việc đã làm**
- yêu cầu AI liệt kê bộ hồ sơ hiện trường còn thiếu
- đối chiếu lại với thư mục công trình
- tạo bảng theo dõi nội bộ theo trạng thái

**Kết quả / đầu ra**
- AI đề xuất đúng các nhóm:
  - bàn giao mặt bằng
  - hồ sơ QLCL
  - nhật ký thi công
  - biên bản nghiệm thu hoàn thành
  - bản vẽ hoàn công
  - biên bản nghiệm thu đưa vào sử dụng
- nhân sự xác nhận chưa thấy các file này trong thư mục hiện tại
- đã tạo bảng theo dõi nội bộ:
  - có
  - thiếu
  - chờ bổ sung
  - cần xin lại từ hiện trường

**Trạng thái**
- `Đã xác định bộ thiếu hiện trường`
- `Chờ xin hồ sơ từ đầu mối thực tế`

**Findings**
- AI hữu ích khi biến yêu cầu nghiệp vụ thành checklist tác nghiệp
- nếu ingest thêm mẫu biên bản nghiệm thu và QLCL, chất lượng hỗ trợ sẽ tốt hơn

**Next action**
- xin ngay:
  - biên bản bàn giao mặt bằng
  - nhật ký thi công
  - nghiệm thu hoàn thành
  - hồ sơ hoàn công
- phân mức ưu tiên cho từng đầu mục thiếu

### 4.5. Session 5 - Đánh giá điều kiện thanh toán, quyết toán

| Mục | Nội dung |
| --- | --- |
| Nhân sự | NV-05 - Kế toán hồ sơ |
| Vai trò vận hành | Đánh giá điều kiện thanh toán, quyết toán |
| Vai trò agent tương ứng | `payment_settlement_agent` |
| Thời gian | 15:10 - 15:40 |
| Đầu vào | Tình trạng hồ sơ hiện tại sau các bước rà ban đầu |
| Mục tiêu phiên | Xác định công trình đã đủ điều kiện đi thanh toán/quyết toán hay chưa |

**Việc đã làm**
- yêu cầu AI đánh giá điều kiện thanh toán/quyết toán
- yêu cầu AI sắp thứ tự ưu tiên hồ sơ cần gom trước

**Kết quả / đầu ra**
- AI trả lời: **chưa đủ điều kiện**
- lý do thiếu nổi bật:
  - biên bản nghiệm thu khối lượng
  - hồ sơ hoàn công
  - nhật ký thi công
  - hồ sơ thanh toán đợt
  - chứng từ/đối chiếu cần thiết
- AI gợi ý thứ tự gom hồ sơ:
  1. nghiệm thu + QLCL + nhật ký
  2. hoàn công
  3. thanh toán
  4. quyết toán
  5. thanh lý

**Trạng thái**
- `Chưa đủ điều kiện thanh toán/quyết toán`
- `Đã có thứ tự ưu tiên để giao việc`

**Findings**
- AI không thay kế toán quyết toán
- nhưng giúp chốt đường đi và thứ tự ưu tiên rất nhanh
- nên gắn metadata theo giai đoạn thanh toán/quyết toán để retrieval chính xác hơn

**Next action**
- dựng checklist thanh toán và quyết toán theo thứ tự ưu tiên
- chờ bộ nghiệm thu, QLCL, nhật ký trước khi đi tiếp

## 5. Tổng hợp vận hành cuối ngày

### 5.1. Việc AI làm tốt
- phân nhóm hồ sơ nhanh
- nhắc logic chuỗi văn bản pháp lý
- trích checklist từ hợp đồng
- chỉ ra bộ hồ sơ hiện trường còn thiếu
- kết luận nhanh công trình chưa đủ điều kiện quyết toán

### 5.2. Việc con người vẫn phải làm
- xác nhận file nào thật sự đã có
- mở file gốc để kiểm tra số văn bản, ngày ký, dấu, chữ ký
- phân biệt bản nháp với bản ký/scan chính thức
- quyết định hồ sơ nào đủ căn cứ để nộp hoặc dùng tiếp

### 5.3. Rủi ro chính
| Rủi ro | Ảnh hưởng |
| --- | --- |
| Thiếu bản ký/scan của văn bản pháp lý nền | Dễ trả lời thiếu căn cứ hoặc ingest sai ưu tiên |
| Thiếu hồ sơ hiện trường, QLCL, nghiệm thu | Không thể đi thanh toán/quyết toán |
| Retrieval dựa trên file chưa chuẩn | AI có thể nhắc đúng logic nhưng thiếu nguồn xác minh |
| Trộn bản tham chiếu với bản chính thức | Rủi ro dùng nhầm tài liệu |

## 6. Next action sau ngày pilot 1

### Ưu tiên ngay
- tạo manifest thực cho công trình
- gắn trạng thái từng hồ sơ:
  - `Đã có`
  - `Thiếu`
  - `Cần cập nhật`
- mở log theo dõi đầu mối đang giữ hồ sơ

### Ưu tiên trong 1-2 ngày tiếp theo
- xin bổ sung chuỗi pháp lý nền
- xin bộ hồ sơ hiện trường:
  - bàn giao mặt bằng
  - nhật ký thi công
  - QLCL
  - nghiệm thu
  - hoàn công
- rà hồ sơ thanh toán, quyết toán, thanh lý

### Ưu tiên cho ingest
- ingest các file hiện có vào DSCons/Qdrant
- đánh dấu file nào là bản ký/scan chính thức
- tách file cần OCR hoặc cần scan lại
- chuẩn bị dữ liệu cho pilot ngày 2

## 7. Cách dùng tài liệu này trong vận hành
Tài liệu này nên được dùng như log pilot nội bộ, không thay cho hồ sơ pháp lý chính thức.

Cách dùng phù hợp:
- làm đầu vào cho dashboard/log nhân sự
- dùng để giao việc tiếp theo theo vai trò
- dùng để rút kinh nghiệm cho ingest và RAG

Không dùng tài liệu này để:
- kết luận hồ sơ đã đủ căn cứ pháp lý
- thay cho file gốc hoặc bản ký
- gửi ra ngoài như tài liệu xác nhận chính thức