# Bảng giao việc vận hành - Đường từ nhà ông Nam đến chùa Hưng Khánh

## 1. Mục tiêu
Tài liệu này dùng để giao việc hằng ngày cho đội DSCons trong giai đoạn pilot, bám theo 3 mục tiêu:

- chốt rõ hồ sơ nào đã có, hồ sơ nào còn thiếu
- giao đúng người, đúng đầu mối, đúng bước tiếp theo
- chuẩn bị đầu vào đủ sạch cho bước ingest và hỗ trợ AI/RAG

Tài liệu này thuộc lớp **vận hành hằng ngày**, không thay cho hồ sơ pháp lý hay văn bản xác nhận chính thức.

## 2. Phạm vi và nguyên tắc
### Phạm vi
Áp dụng cho công trình:

- **Công trình:** Cải tạo, sửa chữa tuyến đường từ nhà ông Nam đến cống chùa Hưng Khánh, thôn Tân Linh, xã Kiến Minh
- **project_code:** `DSC-HP-KIENMINH-2026-ONGNAM-HUNGKHANH`
- **Gói việc chính:** `GOI-04-TCXL-MSTB`
- **Hợp đồng chính:** `08.3.SCKM/2026/HĐTCXD`

### Nguyên tắc vận hành
- chỉ giao việc theo hướng xin, bổ sung, xác minh và theo dõi tình trạng hồ sơ
- không cam kết thay công ty về pháp lý, nghiệm thu, thanh toán, quyết toán, công nợ
- mọi cập nhật quan trọng phải có log: ai làm, lúc nào, kết quả gì, next action là gì
- nếu AI có gợi ý, người phụ trách vẫn phải kiểm tra lại bằng file gốc theo tinh thần `docs/employee-rag-sop.md`

## 3. Điều phối nhanh

| Mục | Nội dung |
| --- | --- |
| Mục tiêu tuần | Chốt danh sách hồ sơ thiếu, liên hệ đúng đầu mối, gom bộ hồ sơ lõi để chuẩn bị ingest |
| Điều phối nội bộ | NV-01 làm đầu mối tổng hợp tiến độ |
| Nhóm phối hợp chính | NV-02 pháp lý, NV-03 hợp đồng, NV-04 kỹ thuật hồ sơ, NV-05 kế toán hồ sơ, admin RAG |
| Cách cập nhật trạng thái | `Chưa làm` / `Đang xin` / `Đã nhận file mềm` / `Đã nhận bản ký/scan` / `Chưa có đầu mối` / `Cần escalte` |
| Đầu ra cuối ngày | Mỗi người nộp log ngắn: đã làm gì, thiếu gì, cần ai hỗ trợ |

## 4. Quy trình giao việc ngắn
### Bước 1 - Kiểm đếm và xác nhận trạng thái
- đối chiếu manifest, danh mục hồ sơ tổng và thư mục file hiện có
- đánh dấu:
  - `Đã có`
  - `Thiếu`
  - `Cần cập nhật`
  - `Chưa xác minh`
- chốt danh sách hồ sơ phải xin ngay

### Bước 2 - Liên hệ đầu mối thực tế
- liên hệ đúng đầu mối để xin file, hỏi tình trạng hoặc xác nhận nơi đang giữ hồ sơ
- mọi phản hồi qua Zalo/điện thoại phải được ghi log trong ngày

### Bước 3 - Chuẩn bị ingest
Sau khi nhận file:
- phân loại bản ký/scan chính thức
- tách bản tham chiếu
- đánh dấu file cần OCR hoặc đổi tên
- gắn metadata tối thiểu trước khi chuyển ingest

## 5. Giao việc theo nhóm

### 5.1. Nhóm điều phối và kiểm đếm hồ sơ

| Việc | Người phụ trách | Trạng thái mong muốn | Đầu ra | Next action |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Đối chiếu danh mục hồ sơ tổng với manifest hiện tại | NV-01 | Có bảng `đã có / thiếu / cần cập nhật` | Checklist hoặc bảng đối chiếu 1 trang | Chuyển danh sách thiếu cho các nhóm chuyên môn |
| Chốt danh sách hồ sơ phải xin ngay trong 48 giờ đầu | NV-01 + NV-02 + NV-04 + NV-05 | Có danh sách ưu tiên | Danh sách “xin gấp” nội bộ | Theo dõi phản hồi từng đầu mối |
| Mở log theo dõi liên hệ và tiến độ | NV-01 | Có log dùng chung | Bảng gồm người liên hệ, thời điểm, phản hồi, next action | Cập nhật cuối ngày |
| Gom file đã có để bàn giao ingest | NV-01 + admin RAG | Có thư mục nguồn rõ ràng | Danh sách file đã xác nhận | Chuyển sang bước kiểm chất lượng file |

### 5.2. Nhóm pháp lý nền

| Việc | Người phụ trách | Trạng thái mong muốn | Đầu ra | Next action |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Xin bản ký/scan `1147/QĐ-UBND` | NV-02 | Có file hoặc biết rõ ai đang giữ | File scan/PDF hoặc log xác minh | Nếu chưa có, nhắc lại đầu mối |
| Xin biểu kèm của QĐ nhiệm vụ và dự toán | NV-02 | Xác nhận đủ trang | File biểu kèm hoặc log còn thiếu | Đánh dấu đủ/thiếu trước ingest |
| Xin bản ký/scan `302/QĐ-UBND` | NV-02 | Có file chính thức | File scan/PDF hoặc log tình trạng | Đối chiếu với chuỗi pháp lý |
| Xác minh file riêng của QĐ KHLCNT | NV-02 | Biết file riêng hay gộp bộ | Kết luận ngắn | Bổ sung vào checklist pháp lý |
| Kiểm tra chất lượng file `06. QD PHE KHLCNT.signed.pdf` | NV-02 + admin RAG | Biết có ingest được hay không | Kết quả: đạt / cần OCR / cần scan lại | Chuyển xử lý kỹ thuật nếu cần |
| Tìm bản ký/scan `118/QĐ-KT` | NV-02 + NV-03 | Có file hoặc log đầu mối giữ | File scan/PDF hoặc log | Bổ sung vào bộ pháp lý nền |

### 5.3. Nhóm hợp đồng và gói 04

| Việc | Người phụ trách | Trạng thái mong muốn | Đầu ra | Next action |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Rà hợp đồng `08.3.SCKM/2026/HĐTCXD` để chốt checklist bắt buộc | NV-03 | Có checklist ngắn dùng ngay | Checklist 1 trang | Chia việc cho kỹ thuật và kế toán |
| Xác minh có hay không phụ lục hợp đồng | NV-03 | Kết luận rõ | File nếu có hoặc ghi chú chưa thấy | Bổ sung vào bộ hợp đồng |
| Xác minh bảo lãnh thực hiện hợp đồng | NV-03 + NV-05 | Biết tình trạng hồ sơ | File scan/PDF hoặc ghi chú | Theo dõi thêm nếu chưa có |
| Xác minh bảo lãnh tạm ứng | NV-05 | Biết có phát sinh hay không | File hoặc kết luận ngắn | Liên hệ kế toán/đầu mối giữ hồ sơ |
| Chuẩn bị mẫu danh mục hồ sơ kết thúc hợp đồng | NV-03 + NV-05 | Có khung dùng lại | Checklist thanh toán - quyết toán - thanh lý | Chờ hồ sơ nghiệm thu để điền tiếp |

### 5.4. Nhóm thi công, hiện trường, QLCL, nghiệm thu, hoàn công

| Việc | Người phụ trách | Trạng thái mong muốn | Đầu ra | Next action |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Xin biên bản bàn giao mặt bằng | NV-04 | Có file hoặc biết nơi giữ | File scan/PDF hoặc log | Nhắc đầu mối nếu chưa phản hồi |
| Lập checklist bộ hồ sơ QLCL còn thiếu | NV-04 | Có danh mục chi tiết | Checklist theo vật liệu, thí nghiệm, nghiệm thu | Dùng làm danh sách xin hồ sơ |
| Xin nhật ký thi công | NV-04 | Có file theo ngày/đợt | Bộ file scan/PDF/Word hoặc log hẹn gửi | Đối chiếu tính đầy đủ |
| Xin biện pháp thi công và tiến độ thi công | NV-04 | Có file hoặc kết luận không có | File + trạng thái ký/duyệt | Bổ sung vào bộ hiện trường |
| Xin hồ sơ vật liệu đầu vào, thí nghiệm, kiểm định | NV-04 | Có danh sách file nhận được | Danh sách file + phần còn thiếu | Theo dõi bổ sung tiếp |
| Xin biên bản nghiệm thu công việc/giai đoạn/khối lượng | NV-04 + NV-05 | Có bộ nghiệm thu theo đợt | Bộ biên bản scan/PDF | Chuyển NV-05 dùng cho thanh toán |
| Xin biên bản nghiệm thu hoàn thành | NV-04 | Có file chính thức | File scan/PDF hoặc log phản hồi | Đánh dấu mức ưu tiên cao |
| Xin biên bản nghiệm thu đưa vào sử dụng | NV-04 + NV-02 | Biết có phát hành hay chưa | File hoặc log xác minh | Chờ chủ đầu tư/xã xác nhận |
| Xin hồ sơ hoàn công tổng hợp và bản vẽ hoàn công | NV-04 | Có bộ file tối thiểu | Danh mục phần đã nhận + file | Rà chất lượng trước ingest |
| Kiểm tra 2 file bản vẽ PDF đang có dùng được tới đâu | NV-04 | Biết là bản đối chiếu hay chỉ tham chiếu | Ghi chú xác nhận | Tách file dùng được cho ingest |

### 5.5. Nhóm thanh toán, quyết toán, thanh lý

| Việc | Người phụ trách | Trạng thái mong muốn | Đầu ra | Next action |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Xác minh có hồ sơ tạm ứng hay chưa | NV-05 | Có kết luận rõ | Ghi chú + file nếu có | Bổ sung vào checklist thanh toán |
| Chuẩn bị khung hồ sơ thanh toán đợt/hoàn thành | NV-05 | Có khung dùng ngay khi nhận nghiệm thu | Bộ khung danh mục hồ sơ | Điền dần khi nhận file |
| Xin/bổ sung bảng xác nhận khối lượng thanh toán và bảng giá trị thanh toán | NV-05 + NV-04 | Có file hoặc biết đang thiếu | File Excel/PDF + ghi chú mức độ đủ căn cứ | Chờ nghiệm thu/đối chiếu số liệu |
| Xác minh hóa đơn, công nợ, chứng từ liên quan | NV-05 | Có danh sách hiện có/chưa có | Danh sách chứng từ | Chuẩn bị cho bước quyết toán |
| Dựng checklist hồ sơ quyết toán hợp đồng và thanh lý | NV-05 + NV-03 | Có checklist nội bộ | Checklist dùng lại | Chỉ dùng sau khi đủ bộ nghiệm thu |

### 5.6. Nhóm hồ sơ tư vấn và kiểm toán

| Việc | Người phụ trách | Trạng thái mong muốn | Đầu ra | Next action |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Rà và xin bổ sung hồ sơ TVGS | NV-04 | Có danh sách hiện có/chưa có | Danh sách file TVGS | Liên hệ đầu mối M8 |
| Rà và xin bổ sung hồ sơ QLDA | NV-02 | Có danh sách hiện có/chưa có | Danh sách file QLDA | Theo dõi đầu mối liên quan |
| Rà và xin bổ sung hồ sơ TVTK | NV-02 + NV-04 | Có danh sách hiện có/chưa có | Danh sách file TVTK | Bổ sung vào nhóm kỹ thuật |
| Rà và xin bổ sung hồ sơ thẩm tra | NV-02 | Có danh sách hiện có/chưa có | Danh sách file thẩm tra | Xác minh nơi giữ hồ sơ |
| Xác minh hồ sơ KTĐL đã phát sinh chưa | NV-05 | Có kết luận rõ | Ghi chú + danh mục cần xin nếu có | Dùng cho bước chuẩn bị quyết toán |

### 5.7. Nhóm liên hệ đầu mối thực tế

| Đầu mối | Mục tiêu liên hệ | Người phụ trách | Trạng thái mong muốn | Đầu ra |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Hiệp Quyên - Trưởng Phòng Kinh tế xã Kiến Minh | Xin chuỗi pháp lý nền, biểu kèm, tình trạng bản ký `118/QĐ-KT`, bàn giao mặt bằng nếu phía chủ đầu tư giữ | NV-02 chủ trì, NV-01 hỗ trợ log | Có phản hồi rõ hoặc biết đầu mối chuyển tiếp | Log liên hệ + file nhận được |
| Nguyen Van Hai - công ty M8, thường làm TVGS/QLDA | Xin/xác minh hồ sơ TVGS, QLDA, nhật ký thi công, nghiệm thu, hoàn công, bản vẽ hoàn công | NV-04 chủ trì, NV-01 hỗ trợ log | Có danh sách hồ sơ hứa gửi hoặc file mềm nhận trước | Log liên hệ + danh sách hồ sơ |
| Tùng Kiểm Toán - công ty DKG | Xác minh nhóm hồ sơ KTĐL cần gì, đầu mục hay bị thiếu, có đang giữ tài liệu quyết toán không | NV-05 chủ trì, NV-01 hỗ trợ log | Có checklist kiểm toán hoặc phản hồi rõ | Log liên hệ + ghi chú rủi ro |

### 5.8. Nhóm chuẩn bị ingest

| Việc | Người phụ trách | Trạng thái mong muốn | Đầu ra | Next action |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Gom bộ ingest ưu tiên 1 | admin RAG + NV-01 + NV-02 + NV-03 + NV-04 | Có danh sách file đợt 1 | Danh sách file đủ điều kiện ingest | Chuyển bước gắn metadata |
| Đánh dấu file bản ký/scan và file tham chiếu | admin RAG + người sở hữu hồ sơ | Phân loại rõ | Bảng `file - trạng thái - revision` | Hạn chế ingest nhầm |
| Đánh dấu file cần OCR | admin RAG | Có danh sách xử lý kỹ thuật | Danh sách file cần OCR | Thực hiện trước ingest |
| Gắn metadata tối thiểu cho file ưu tiên | admin RAG + NV phụ trách hồ sơ | Có metadata cơ bản | Bảng metadata theo file | Chuyển ingest |
| Tách danh sách chưa ingest được | admin RAG + NV-01 | Biết rõ lý do chặn | Danh sách chặn ingest | Theo dõi bổ sung hồ sơ |
| Chuẩn bị gói ingest cho pilot ngày 2 | admin RAG + NV-01 | Có bộ dữ liệu ưu tiên retrieval | Gói tài liệu pilot ngày 2 | Chờ hồ sơ mới cập nhật |

## 6. Ưu tiên theo mốc thời gian

### Hôm nay
- NV-01:
  - chốt bảng hồ sơ thiếu cần xin ngay
  - mở log theo dõi liên hệ và tiến độ
- NV-02:
  - xin `1147/QĐ-UBND`
  - xin `302/QĐ-UBND`
  - kiểm tra chất lượng file pháp lý đang có
- NV-03:
  - chốt checklist hồ sơ bắt buộc theo hợp đồng
- NV-04:
  - xin bàn giao mặt bằng
  - xin nhật ký thi công
  - xin nghiệm thu hoàn thành
  - xin hồ sơ hoàn công
- NV-05:
  - phối hợp nắm bộ nghiệm thu liên quan thanh toán
- admin RAG:
  - gom bộ ingest đợt 1

### Ngày mai
- NV-02:
  - xin biểu kèm theo QĐ nhiệm vụ/dự toán
  - chốt tình trạng bản ký `118/QĐ-KT`
- NV-03 + NV-05:
  - dựng checklist kết thúc hợp đồng
- NV-04:
  - xin tiếp nghiệm thu công việc/giai đoạn
  - xin biện pháp thi công, tiến độ
  - rà hồ sơ TVGS/QLDA liên quan hiện trường
- NV-05:
  - dựng khung hồ sơ thanh toán
- admin RAG:
  - gắn metadata
  - lập danh sách file cần OCR
  - tách file chưa ingest được

### Trong tuần này
- gom tối đa hồ sơ TVGS, QLDA, TVTK, thẩm tra, KTĐL
- rà bảo lãnh hợp đồng, bảo lãnh tạm ứng, chứng từ thanh toán
- lập checklist quyết toán và thanh lý
- chuẩn bị gói ingest mở rộng
- chốt báo cáo nội bộ: đã nhận gì, còn treo gì, hồ sơ nào cần escalte

## 7. Đầu ra tối thiểu cuối ngày

| Người/nhóm | Đầu ra tối thiểu |
| --- | --- |
| NV-01 | Bảng tổng hợp trạng thái hồ sơ + log liên hệ cập nhật |
| NV-02 | File pháp lý nhận được hoặc log xác minh từng văn bản còn thiếu |
| NV-03 | Checklist hồ sơ bắt buộc theo hợp đồng + kết quả rà phụ lục/bảo lãnh |
| NV-04 | Danh sách hồ sơ hiện trường đã xin, đã nhận, còn thiếu |
| NV-05 | Khung hồ sơ thanh toán/quyết toán + tình trạng chứng từ, bảo lãnh, KTĐL |
| admin RAG | Danh sách file đủ điều kiện ingest, file cần OCR, file chưa ingest được |

## 8. Mẫu cập nhật trạng thái ngắn

| Hồ sơ / việc | Người phụ trách | Trạng thái | Cập nhật mới nhất | Next action |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| QĐ `1147/QĐ-UBND` | NV-02 | Đang xin | Đã nhắn đầu mối lúc ... | Chờ phản hồi / nhắc lại |
| QĐ `302/QĐ-UBND` | NV-02 | Đang xin | ... | ... |
| Nhật ký thi công | NV-04 | Đang xin | ... | ... |
| Bản vẽ hoàn công | NV-04 | Chưa có | ... | ... |
| Hồ sơ thanh toán | NV-05 | Chưa đủ điều kiện | ... | Chờ bộ nghiệm thu |
| Bộ ingest đợt 1 | admin RAG | Đang gom | ... | Gắn metadata |

## 9. Rủi ro và lưu ý vận hành

### Rủi ro chính
| Rủi ro | Cách xử lý |
| --- | --- |
| Đầu mối phản hồi chậm hoặc không rõ đang giữ hồ sơ nào | Ghi log, nhắc lại, escalte cho người điều phối |
| Nhận file nhưng không rõ bản ký hay bản tham chiếu | Đánh dấu `chưa xác minh`, không ingest vội |
| File scan mờ, thiếu trang, sai chiều | Chuyển admin RAG đánh dấu OCR hoặc xin scan lại |
| AI gợi ý đúng logic nhưng không có nguồn file | Không dùng làm kết luận cuối, phải mở file gốc |

### Lưu ý bắt buộc
- không nhắn theo hướng xác nhận “đã duyệt”, “đã được thanh toán”, “đã nghiệm thu”
- nếu bị hỏi vượt thẩm quyền, chỉ trả lời theo hướng:
  - `Bên em đang rà hồ sơ nội bộ`
  - `Em xin ghi nhận và báo người phụ trách`
  - `Phần này cần xác nhận qua kênh chính thức`
- mọi phản hồi quan trọng qua Zalo phải được log lại trong ngày
- nhật ký vận hành phải tách khỏi tài liệu knowledge; chỉ ghi đúng phần vận hành cần theo dõi

## 10. Kết luận điều phối
Ưu tiên thực dụng của bảng giao việc này là:

1. lấy đủ hồ sơ lõi còn thiếu
2. biết rõ ai đang giữ hồ sơ
3. chuẩn bị sẵn cho thanh toán/quyết toán nhưng không vượt căn cứ
4. nạp được bộ ingest đợt đầu để phục vụ pilot ngày 2

Khi có hồ sơ mới, người phụ trách phải cập nhật ngay:
- đã nhận file gì
- file đó là bản ký/scan hay bản tham chiếu
- file có thể ingest ngay hay còn phải OCR/xác minh