# Log liên hệ Zalo thực tế: Công trình đường từ nhà ông Nam đến cống chùa Hưng Khánh > Mục đích: dùng ngay cho bước 2 của pilot DSCons để chủ động xin, bổ sung, xác minh hồ sơ còn thiếu qua Zalo theo đúng tuyến đầu mối đã xác định. > Căn cứ lập log: `docs/zalo-missing-dossier-contact-policy.md`, `docs/duong-ong-nam-hung-khanh-ho-so-gap-analysis.md`, `docs/duong-ong-nam-hung-khanh-manifest.md`. > Nguyên tắc áp dụng: chỉ nhắn để **xin / bổ sung / xác minh hồ sơ**; **không cam kết pháp lý, tài chính, nghiệm thu, thanh toán, quyết toán, phát sinh hoặc thay đổi phạm vi công việc**; mọi phản hồi quan trọng phải log lại trong ngày. --- ## 1) Thông tin áp dụng chung | Trường | Giá trị | |---|---| | project_code | `DSC-HP-KIENMINH-2026-ONGNAM-HUNGKHANH` | | project_name | Cải tạo, sửa chữa tuyến đường từ nhà ông Nam đến cống chùa Hưng Khánh, thôn Tân Linh, xã Kiến Minh | | package_focus | `GOI-04-TCXL-MSTB` và các hồ sơ pháp lý/tư vấn liên quan | | mục tiêu bước 2 | Liên hệ đúng đầu mối để gom các hồ sơ đang thiếu hoặc chưa có bản ký/scan chính thức | | kênh liên hệ | Zalo cá nhân / Zalo công việc theo đầu mối thực tế | | nguyên tắc escalte | Chỉ escalte khi đã nhắc hợp lý mà chưa phản hồi hoặc đầu mối chuyển tuyến; không nhắn dồn dập | | yêu cầu lưu bằng chứng | Lưu ảnh chụp màn hình + cập nhật log này trong ngày | ### Mẫu chào mở đầu thống nhất - “Em chào anh/chị, em là [Tên] bên DSCons, hiện đang phụ trách rà soát hồ sơ công trình đường từ nhà ông Nam đến cống chùa Hưng Khánh. Em xin phép liên hệ nhờ anh/chị hỗ trợ kiểm tra giúp một số tài liệu/hồ sơ liên quan ạ.” - “Dạ em chào anh/chị. Em nhắn từ DSCons để xin hỗ trợ đối chiếu và bổ sung hồ sơ còn thiếu cho công trình. Khi thuận tiện, nhờ anh/chị kiểm tra giúp em ạ.” - “Em chào anh/chị, em xin phép trao đổi ngắn về tình trạng một số văn bản và bản scan/bản Word liên quan đến hồ sơ công trình. Em cảm ơn anh/chị hỗ trợ.” ### Nguyên tắc văn phong khi nhắn tin - Luôn mở đầu bằng lời chào lịch sự, xưng hô phù hợp với người nhận. - Nêu rõ mình là nhân sự DSCons và vị trí phụ trách bằng tiếng Việt để người nhận dễ nhận diện. - Chỉ đề nghị hỗ trợ theo hướng: xin bản scan/bản Word, bổ sung hồ sơ, xác nhận đã có/chưa có, xác nhận đã ký/chưa ký, xác nhận đầu mối đang giữ hồ sơ. - Ưu tiên dùng các cụm từ: “xin phép”, “nhờ anh/chị hỗ trợ”, “khi thuận tiện”, “phiền anh/chị kiểm tra giúp”, “em cảm ơn anh/chị”. - Không dùng văn phong thúc ép, quy trách nhiệm, hoặc thể hiện DSCons đang yêu cầu xác nhận pháp lý/tài chính ngoài thẩm quyền. - Nếu cần nhắc lại, giữ giọng điệu tôn trọng, trung tính và bám đúng mục đích rà soát hồ sơ. ### Nhóm hồ sơ trọng tâm cần xin trong đợt đầu 1. **Khối pháp lý nền** - QĐ phê duyệt nhiệm vụ và dự toán kinh phí `1147/QĐ-UBND` - Biểu kèm theo liên quan - QĐ phê duyệt BCKTKT `302/QĐ-UBND` - Bản ký/scan chính thức của QĐ phê duyệt KQLCNT `118/QĐ-KT` 2. **Khối TVGS / QLDA** - Hồ sơ TVGS: đơn nhận thầu, thương thảo, QĐ chỉ định/phê duyệt, hợp đồng TVGS, QĐ thành lập tổ TVGS - Hồ sơ QLDA: đơn nhận thầu, thương thảo, QĐ chỉ định/phê duyệt, hợp đồng QLDA, QĐ thành lập tổ QLDA - Nếu không giữ toàn bộ hồ sơ thì cần xác minh đúng đầu mối đang giữ 3. **Khối kiểm toán độc lập** - Hồ sơ gói kiểm toán độc lập (nếu đã phát sinh) - Danh sách hồ sơ kiểm toán đang yêu cầu / đã rà checklist - Đầu mối xác nhận bộ hồ sơ nào cần gom trước cho bước quyết toán 4. **Khối hỗ trợ tra cứu Word/scan và hệ thống văn bản** - Bản Word/bản scan các quyết định, tờ trình đã ký/chưa ký - Xác nhận văn bản đã có/chưa có trên hệ thống quản lý văn bản - Phạm vi tra cứu ưu tiên: - Phòng Kinh tế xã Kiến Minh - UBND xã Kiến Minh --- ## 2) Phân công đầu mối nhắn từ phía DSCons | Mã DSCons | Vai trò nội bộ bằng tiếng Việt | Phạm vi nhắn | |---|---|---| | NV-02 | Pháp lý - nghiệp vụ hồ sơ | Nhắn xin QĐ, biểu kèm, xác minh tuyến pháp lý | | NV-04 | Kỹ thuật hồ sơ | Nhắn xác minh hồ sơ TVGS / QLDA / hồ sơ hiện trường có liên quan | | NV-05 | Kế toán hồ sơ và quyết toán | Nhắn xin thông tin phía kiểm toán, checklist hồ sơ cần bổ sung cho quyết toán | | NV-06 | Điều phối tra cứu hồ sơ và dữ liệu văn bản | Nhắn xin bản Word/scan, xác nhận đã có/chưa có trên hệ thống quản lý văn bản | | QL-DA | Quản lý phụ trách pilot nội bộ | Chỉ tham gia khi cần duyệt nội dung nhạy cảm hoặc escalte | > Ghi chú vận hành: tên người thực tế của NV-02 / NV-04 / NV-05 / NV-06 cần được đội nội bộ điền ngay khi sử dụng. Trong log này dùng mã vai trò để thống nhất với manifest, nhưng khi nhắn thực tế cần ghi rõ vị trí làm việc bằng tiếng Việt. --- ## 3) Log liên hệ theo từng đầu mối ## 3.1. Đầu mối 01: Hiệp Quyên - Trưởng Phòng Kinh tế xã Kiến Minh ### 3.1.1. Mục đích liên hệ - Xin hoặc xác minh nơi lưu các **hồ sơ pháp lý nền** của công trình. - Ưu tiên hỏi về: - QĐ phê duyệt nhiệm vụ và dự toán kinh phí `1147/QĐ-UBND` - Biểu kèm theo của bộ chuẩn bị đầu tư - QĐ phê duyệt BCKTKT `302/QĐ-UBND` - Bản ký/scan chính thức của các quyết định nếu hiện DSCons mới có bản Word hoặc chưa thấy file ### 3.1.2. Nhóm hồ sơ cần xin | Nhóm | Hồ sơ cụ thể | Mức ưu tiên | Ghi chú | |---|---|---|---| | Pháp lý nền | QĐ `1147/QĐ-UBND` ngày 16/12/2025 | Rất cao | Cần bản scan/ký rõ | | Pháp lý nền | Biểu kèm theo QĐ nhiệm vụ và dự toán | Cao | Xin cùng bộ với QĐ 1147 nếu có | | Pháp lý nền | QĐ `302/QĐ-UBND` ngày 04/03/2026 | Rất cao | Cần bản scan/ký chính thức | | Pháp lý nền | Xác nhận nơi lưu bản ký của QĐ `118/QĐ-KT` | Cao | Nếu phòng không giữ thì xin chỉ đầu mối giữ | ### 3.1.3. DSCons phụ trách nhắn - **Người nhắn chính:** `NV-02 / Pháp lý - nghiệp vụ hồ sơ` - **Người phối hợp nếu cần:** `QL-DA / Quản lý phụ trách pilot nội bộ` - **Điều kiện xin duyệt trước:** nếu phải nhắn theo hướng thúc tiến độ mạnh, hỏi lý do chậm, hoặc đề cập hồ sơ có thể liên quan quyết toán/thanh toán theo nghĩa xác nhận chính thức thì phải xin duyệt trước. ### 3.1.4. Mẫu tin nhắn gợi ý **Mẫu nhắn lần 1** > Em chào chị Hiệp Quyên, em là [Tên] bên DSCons, hiện phụ trách pháp lý - nghiệp vụ hồ sơ cho công trình đường từ nhà ông Nam đến cống chùa Hưng Khánh. > Bên em đang rà soát để hoàn thiện bộ hồ sơ nội bộ và hiện còn thiếu/chưa thấy bản scan ký của một số hồ sơ pháp lý nền gồm: > - QĐ phê duyệt nhiệm vụ và dự toán kinh phí số 1147/QĐ-UBND ngày 16/12/2025 > - Biểu kèm theo liên quan > - QĐ phê duyệt BCKTKT số 302/QĐ-UBND ngày 04/03/2026 > Nếu chị thuận tiện, nhờ chị hỗ trợ kiểm tra giúp bên nào đang lưu các hồ sơ này và cho em xin bản scan/bản mềm trước để bên em đối chiếu, cập nhật hồ sơ ạ. Nếu cần theo đúng quy trình hơn, bên em sẽ tiếp tục phối hợp theo đầu mối chị hướng dẫn. > Em cảm ơn chị. **Mẫu nhắn khi cần xác minh đầu mối** > Em chào chị Hiệp Quyên, em xin phép xác minh thêm: các hồ sơ QĐ 1147/QĐ-UBND và 302/QĐ-UBND hiện phòng mình còn lưu bản scan/bản ký không ạ, hay đang do bộ phận/đầu mối khác giữ? > Nhờ chị hướng dẫn đúng đầu mối để bên em liên hệ bổ sung hồ sơ cho đủ bộ. > Em cảm ơn chị. **Mẫu nhắc lần 2** > Em chào chị Hiệp Quyên, em xin phép nhắc lại phần hồ sơ pháp lý nền của công trình đường từ nhà ông Nam đến cống chùa Hưng Khánh gồm QĐ 1147/QĐ-UBND, biểu kèm theo và QĐ 302/QĐ-UBND. > Bên em đang cần đối chiếu để hoàn thiện bộ hồ sơ nội bộ, nhờ chị hỗ trợ phản hồi giúp em tình trạng hồ sơ hoặc đầu mối phù hợp để em liên hệ tiếp khi thuận tiện ạ. > Em cảm ơn chị. ### 3.1.5. Trạng thái liên hệ | Lần liên hệ | Ngày giờ | Kênh | Trạng thái | Hạn phản hồi dự kiến | Hành động tiếp theo | |---|---|---|---|---|---| | Lần 1 | Chưa điền | Zalo cá nhân/công việc | Chưa nhắn | Trong ngày / đầu ngày làm việc kế tiếp | NV-02 gửi tin theo mẫu lần 1 | | Lần 2 | Chưa điền | Zalo | Chưa thực hiện | Sau 1 khoảng thời gian hợp lý nếu chưa phản hồi | Nhắc lại theo mẫu lần 2 | | Escalate | Chưa điền | Zalo / điện thoại / email nội bộ | Chưa thực hiện | Chỉ khi cần | Xin QL-DA duyệt trước khi escalte | ### 3.1.6. Kết quả mong đợi - Có bản scan hoặc ảnh chụp rõ của QĐ `1147/QĐ-UBND` và `302/QĐ-UBND`. - Hoặc có xác nhận rõ: - hồ sơ đang do bộ phận nào giữ, - ai là đầu mối cần liên hệ tiếp, - thời điểm có thể gửi bản mềm. - Nếu chưa thể gửi ngay, tối thiểu phải chốt được **đầu mối và lịch phản hồi**. ### 3.1.7. Log phản hồi | Ngày giờ | Người phản hồi | Tóm tắt phản hồi | Phân loại kết quả | File/bằng chứng | Người cập nhật log | |---|---|---|---|---|---| | Chưa điền | Hiệp Quyên | Chưa có phản hồi | Không phản hồi | Chưa có | NV-02 | | Chưa điền | | | | | | --- ## 3.2. Đầu mối 02: Nguyen Van Hai - phó giám đốc công ty M8 (thường làm TVGS/QLDA) ### 3.2.1. Mục đích liên hệ - Xác minh và xin bổ sung **hồ sơ TVGS / QLDA** liên quan đến công trình. - Trường hợp anh Hải không trực tiếp giữ hồ sơ của công trình này thì cần nhờ anh chỉ đúng đầu mối đang phụ trách hoặc đang lưu bộ hồ sơ. ### 3.2.2. Nhóm hồ sơ cần xin | Nhóm | Hồ sơ cụ thể | Mức ưu tiên | Ghi chú | |---|---|---|---| | TVGS | Đơn nhận thầu TVGS | Trung bình đến Cao | Nếu có phát sinh gói riêng | | TVGS | Biên bản thương thảo HĐ TVGS | Trung bình đến Cao | | | TVGS | QĐ chỉ định/phê duyệt TVGS | Cao | | | TVGS | Hợp đồng TVGS | Cao | | | TVGS | QĐ thành lập tổ TVGS | Cao | Quan trọng cho chuỗi nghiệm thu | | QLDA | Đơn nhận thầu QLDA | Trung bình | | | QLDA | Biên bản thương thảo HĐ QLDA | Trung bình | | | QLDA | QĐ chỉ định/phê duyệt QLDA | Trung bình đến Cao | | | QLDA | Hợp đồng QLDA | Trung bình đến Cao | | | QLDA | QĐ thành lập tổ QLDA | Cao | Phục vụ xác minh tuyến quản lý hồ sơ | ### 3.2.3. DSCons phụ trách nhắn - **Người nhắn chính:** `NV-04 / Kỹ thuật hồ sơ` - **Người phối hợp:** `NV-02 / Pháp lý - nghiệp vụ hồ sơ` - **Lưu ý tuyến liên hệ:** chỉ hỏi theo hướng xin hồ sơ, xác minh đầu mối, tình trạng lưu hồ sơ; không hỏi theo hướng xác nhận nghiệm thu, xác nhận trách nhiệm quản lý, hoặc kết luận hồ sơ đủ/không đủ. ### 3.2.4. Mẫu tin nhắn gợi ý **Mẫu nhắn lần 1** > Em chào anh Hải, em là [Tên] bên DSCons, hiện phụ trách kỹ thuật hồ sơ và đang rà lại bộ hồ sơ công trình đường từ nhà ông Nam đến cống chùa Hưng Khánh tại xã Kiến Minh. > Bên em đang thiếu nhóm hồ sơ liên quan TVGS / QLDA, nên muốn xin anh hỗ trợ kiểm tra giúp xem phía anh hoặc đầu mối anh biết có đang lưu các hồ sơ như: quyết định lựa chọn/chỉ định, hợp đồng TVGS hoặc QLDA, quyết định thành lập tổ TVGS/QLDA và các giấy tờ liên quan không ạ. > Nếu anh không trực tiếp giữ hồ sơ của công trình này, nhờ anh chỉ giúp em đúng đầu mối để em liên hệ cho đúng người. > Bên em chỉ dùng để rà và bổ sung bộ hồ sơ nội bộ, không dùng tin nhắn này làm xác nhận chính thức. > Em cảm ơn anh. **Mẫu nhắn khi cần thu hẹp phạm vi** > Em chào anh Hải, bên em đang ưu tiên xin trước các hồ sơ: > - Hợp đồng TVGS hoặc QLDA > - QĐ thành lập tổ TVGS / tổ QLDA > - QĐ lựa chọn/chỉ định đơn vị TVGS / QLDA > Nếu anh thuận tiện, nhờ anh kiểm tra giúp file scan/bản mềm trước hoặc cho em đầu mối đang giữ hồ sơ. > Em cảm ơn anh. **Mẫu nhắc lần 2** > Em chào anh Hải, em xin phép nhắc lại phần hồ sơ TVGS / QLDA của công trình đường từ nhà ông Nam đến cống chùa Hưng Khánh. > Nhờ anh hỗ trợ phản hồi giúp em xem bên nào đang giữ bộ hồ sơ này hoặc thời điểm có thể gửi bản mềm để bên em hoàn thiện checklist nội bộ khi thuận tiện ạ. > Em cảm ơn anh. ### 3.2.5. Trạng thái liên hệ | Lần liên hệ | Ngày giờ | Kênh | Trạng thái | Hạn phản hồi dự kiến | Hành động tiếp theo | |---|---|---|---|---|---| | Lần 1 | Chưa điền | Zalo cá nhân/công việc | Chưa nhắn | Trong ngày / đầu ngày làm việc kế tiếp | NV-04 gửi mẫu lần 1 | | Lần 2 | Chưa điền | Zalo | Chưa thực hiện | Sau khoảng thời gian hợp lý | Nhắc lại, thu hẹp yêu cầu còn 3 nhóm hồ sơ ưu tiên | | Chuyển tuyến | Chưa điền | Zalo / điện thoại | Chưa thực hiện | Khi anh Hải chỉ đầu mối khác | Cập nhật lại log và tạo nhánh liên hệ tiếp theo nếu cần | ### 3.2.6. Kết quả mong đợi - Xác định được: - công ty M8 có liên quan TVGS / QLDA của công trình này hay không, - ai đang giữ hồ sơ, - có thể gửi bản mềm nhóm hồ sơ nào trước. - Tối thiểu lấy được một trong ba kết quả: 1. bản mềm hồ sơ TVGS / QLDA, 2. tên + số liên hệ đầu mối đúng, 3. xác nhận M8 không giữ hồ sơ này để DSCons không theo sai tuyến. ### 3.2.7. Log phản hồi | Ngày giờ | Người phản hồi | Tóm tắt phản hồi | Phân loại kết quả | File/bằng chứng | Người cập nhật log | |---|---|---|---|---|---| | Chưa điền | Nguyen Van Hai | Chưa có phản hồi | Không phản hồi | Chưa có | NV-04 | | Chưa điền | | | | | | --- ## 3.3. Đầu mối 03: Tùng Kiểm Toán - phụ trách kiểm toán công ty DKG ### 3.3.1. Mục đích liên hệ - Xác minh **gói hồ sơ kiểm toán độc lập** đã phát sinh chưa. - Xin checklist hoặc xác nhận sơ bộ các **nhóm hồ sơ đang cần ưu tiên gom trước** cho bước quyết toán/kiểm toán. - Chỉ hỏi theo hướng chuẩn bị hồ sơ, không hỏi theo hướng xác nhận giá trị quyết toán, tính hợp lệ tài chính hay chốt kết luận kiểm toán. ### 3.3.2. Nhóm hồ sơ cần xin / xác minh | Nhóm | Hồ sơ cụ thể | Mức ưu tiên | Ghi chú | |---|---|---|---| | Kiểm toán | Hồ sơ gói kiểm toán độc lập của công trình (nếu có) | Trung bình | Xác minh có phát sinh hay chưa | | Kiểm toán | QĐ lựa chọn/chỉ định kiểm toán | Trung bình | Nếu đã có gói KTĐL | | Kiểm toán | Hợp đồng kiểm toán / QĐ thành lập tổ | Trung bình | Nếu bên DKG đang giữ | | Checklist kiểm toán | Danh sách hồ sơ ưu tiên cần đủ trước khi rà quyết toán | Rất cao | Có giá trị thực dụng ngay cho DSCons | | Điều phối đầu mối | Xác nhận ai là người nhận/check bộ hồ sơ quyết toán | Cao | Phục vụ bước tiếp theo | ### 3.3.3. DSCons phụ trách nhắn - **Người nhắn chính:** `NV-05 / Kế toán hồ sơ và quyết toán` - **Người phối hợp:** `NV-02 / Pháp lý - nghiệp vụ hồ sơ` - **Điều kiện xin duyệt trước:** nếu đối phương hỏi ngược về giá trị quyết toán, số liệu thanh toán, quan điểm chấp nhận hồ sơ hoặc đề nghị DSCons xác nhận trách nhiệm tài chính thì phải dừng ở mức “sẽ tổng hợp nội bộ và phản hồi qua kênh chính thức”. ### 3.3.4. Mẫu tin nhắn gợi ý **Mẫu nhắn lần 1** > Em chào anh Tùng, em là [Tên] bên DSCons, hiện phụ trách kế toán hồ sơ và quyết toán. Bên em đang rà soát hồ sơ công trình đường từ nhà ông Nam đến cống chùa Hưng Khánh để chuẩn bị đủ bộ pháp lý - thi công - quyết toán. > Em xin phép hỏi anh hiện phía kiểm toán DKG đã có tham gia/giữ hồ sơ kiểm toán của công trình này chưa ạ. Nếu có, nhờ anh hỗ trợ cho bên em biết các nhóm hồ sơ đang cần ưu tiên gom trước hoặc checklist hồ sơ cơ bản để bên em bổ sung cho đúng. > Trường hợp chưa tới giai đoạn kiểm toán hoặc anh không trực tiếp giữ bộ hồ sơ này, nhờ anh chỉ giúp đầu mối phù hợp để bên em liên hệ tiếp. > Bên em chỉ xin thông tin phục vụ rà soát hồ sơ nội bộ, không dùng tin nhắn này làm xác nhận chính thức về giá trị hay kết luận kiểm toán. > Em cảm ơn anh. **Mẫu hỏi checklist ưu tiên** > Em chào anh Tùng, nếu thuận tiện anh cho em xin giúp danh sách ngắn các hồ sơ mà bên kiểm toán thường cần trước đối với công trình dạng này, ví dụ nhóm pháp lý nền, nghiệm thu, hoàn công, thanh toán, quyết toán... để bên em ưu tiên gom đúng thứ tự ạ. > Em cảm ơn anh. **Mẫu nhắc lần 2** > Em chào anh Tùng, em xin phép nhắc lại nội dung xin xác minh đầu mối/hồ sơ kiểm toán của công trình đường từ nhà ông Nam đến cống chùa Hưng Khánh. > Nhờ anh phản hồi giúp em xem công trình này phía DKG đã giữ hồ sơ hay chưa, hoặc đầu mối nào phù hợp để em liên hệ đúng tuyến khi thuận tiện ạ. > Em cảm ơn anh. ### 3.3.5. Trạng thái liên hệ | Lần liên hệ | Ngày giờ | Kênh | Trạng thái | Hạn phản hồi dự kiến | Hành động tiếp theo | |---|---|---|---|---|---| | Lần 1 | Chưa điền | Zalo cá nhân/công việc | Chưa nhắn | Trong ngày / đầu ngày làm việc kế tiếp | NV-05 gửi mẫu lần 1 | | Lần 2 | Chưa điền | Zalo | Chưa thực hiện | Sau khoảng thời gian hợp lý | Nhắc lại, ưu tiên hỏi checklist ngắn | | Chuyển kênh chính thức | Chưa điền | Email/văn bản | Chưa thực hiện | Khi nội dung cần xác nhận chính thức | Chuyển sang email theo policy | ### 3.3.6. Kết quả mong đợi - Xác định được công ty DKG đã tham gia kiểm toán công trình này hay chưa. - Nếu đã tham gia: - lấy được checklist hồ sơ cần gom trước, - hoặc đầu mối phụ trách đang giữ bộ kiểm toán. - Nếu chưa tham gia: - xác nhận tình trạng “chưa phát sinh” để DSCons không chờ sai hướng. ### 3.3.7. Log phản hồi | Ngày giờ | Người phản hồi | Tóm tắt phản hồi | Phân loại kết quả | File/bằng chứng | Người cập nhật log | |---|---|---|---|---|---| | Chưa điền | Tùng Kiểm Toán | Chưa có phản hồi | Không phản hồi | Chưa có | NV-05 | | Chưa điền | | | | | | --- ## 3.4. Đầu mối 04: Nguyễn Bình - hỗ trợ tra cứu văn bản, bản Word/bản scan ### 3.4.1. Mục đích liên hệ - Nhờ hỗ trợ tìm **bản Word/bản scan** của các quyết định, tờ trình đã ký/chưa ký liên quan đến công trình. - Nhờ xác nhận tình trạng văn bản **đã có/chưa có trên hệ thống quản lý văn bản**. - Phạm vi tra cứu ưu tiên: - **Phòng Kinh tế xã Kiến Minh** - **UBND xã Kiến Minh** ### 3.4.2. Nhóm hồ sơ cần xin / xác minh | Nhóm | Hồ sơ cụ thể | Mức ưu tiên | Ghi chú | |---|---|---|---| | Quyết định | Các quyết định liên quan công trình đã ký/chưa ký | Rất cao | Ưu tiên QĐ 1147, 302, 118 và các QĐ liên quan nếu có | | Tờ trình | Các tờ trình liên quan bộ hồ sơ chuẩn bị đầu tư / triển khai | Cao | Xin bản Word hoặc bản scan nếu có | | Tra cứu hệ thống | Xác nhận đã có/chưa có trên hệ thống quản lý văn bản | Rất cao | Ghi rõ theo từng cơ quan nếu kiểm tra được | | Điều phối đầu mối | Xác nhận đơn vị/cá nhân đang giữ file gốc | Cao | Nếu anh Bình không trực tiếp giữ file | ### 3.4.3. DSCons phụ trách nhắn - **Người nhắn chính:** `NV-06 / Điều phối tra cứu hồ sơ và dữ liệu văn bản` - **Người phối hợp:** `NV-02 / Pháp lý - nghiệp vụ hồ sơ` - **Lưu ý tuyến liên hệ:** chỉ nhờ hỗ trợ tìm file, xác nhận tình trạng có/chưa có trên hệ thống và đầu mối lưu hồ sơ; không đề nghị anh Bình xác nhận thay cơ quan về giá trị pháp lý, tài chính, thẩm quyền ban hành hay hiệu lực văn bản. ### 3.4.4. Mẫu tin nhắn gợi ý **Mẫu nhắn lần 1** > Em chào anh Bình, em là [Tên] bên DSCons, hiện phụ trách điều phối tra cứu hồ sơ và dữ liệu văn bản cho công trình đường từ nhà ông Nam đến cống chùa Hưng Khánh. > Em xin phép nhờ anh hỗ trợ kiểm tra giúp một số quyết định, tờ trình liên quan xem hiện đã có bản Word hoặc bản scan chưa ạ. > Nếu thuận tiện, nhờ anh xác nhận giúp em thêm tình trạng các văn bản này đã có/chưa có trên hệ thống quản lý văn bản của Phòng Kinh tế xã Kiến Minh và UBND xã Kiến Minh. > Trường hợp anh đang có file, phiền anh hỗ trợ cho em xin bản Word hoặc bản scan để bên em đối chiếu, cập nhật danh mục hồ sơ nội bộ ạ. > Em cảm ơn anh. **Mẫu nhắn khi cần thu hẹp yêu cầu** > Em chào anh Bình, bên em đang ưu tiên kiểm tra trước các quyết định/tờ trình liên quan đến công trình, đặc biệt là các văn bản đã ký/chưa ký và tình trạng đã có/chưa có trên hệ thống quản lý văn bản. > Nếu anh thuận tiện, nhờ anh kiểm tra giúp em trước tại Phòng Kinh tế xã Kiến Minh và UBND xã Kiến Minh ạ. > Em cảm ơn anh. **Mẫu nhắc lần 2** > Em chào anh Bình, em xin phép nhắc lại nội dung nhờ hỗ trợ kiểm tra bản Word/bản scan và tình trạng văn bản trên hệ thống quản lý văn bản của công trình đường từ nhà ông Nam đến cống chùa Hưng Khánh. > Khi thuận tiện, nhờ anh phản hồi giúp em xem văn bản nào đã có/chưa có để bên em tiếp tục rà soát đúng hướng ạ. > Em cảm ơn anh. ### 3.4.5. Trạng thái liên hệ | Lần liên hệ | Ngày giờ | Kênh | Trạng thái | Hạn phản hồi dự kiến | Hành động tiếp theo | |---|---|---|---|---|---| | Lần 1 | Chưa điền | Zalo cá nhân/công việc | Chưa nhắn | Trong ngày / đầu ngày làm việc kế tiếp | NV-06 gửi mẫu lần 1 | | Lần 2 | Chưa điền | Zalo | Chưa thực hiện | Sau khoảng thời gian hợp lý | Nhắc lại theo mẫu lần 2 | | Chuyển tuyến | Chưa điền | Zalo / điện thoại | Chưa thực hiện | Khi có đầu mối giữ file khác | Cập nhật log và bổ sung đầu mối tiếp theo nếu cần | ### 3.4.6. Kết quả mong đợi - Có xác nhận sơ bộ văn bản nào: - đã có bản Word, - đã có bản scan, - đã ký/chưa ký, - đã có/chưa có trên hệ thống quản lý văn bản của Phòng Kinh tế xã Kiến Minh và UBND xã Kiến Minh. - Nếu anh Bình không trực tiếp giữ file, tối thiểu cần chốt được: - đầu mối đang giữ file, - cơ quan đang lưu, - hướng liên hệ tiếp theo. ### 3.4.7. Log phản hồi | Ngày giờ | Người phản hồi | Tóm tắt phản hồi | Phân loại kết quả | File/bằng chứng | Người cập nhật log | |---|---|---|---|---|---| | Chưa điền | Nguyễn Bình | Chưa có phản hồi | Không phản hồi | Chưa có | NV-06 | | Chưa điền | | | | | | --- ## 4) Bảng log tổng hợp để cập nhật hằng ngày | Ngày giờ | Đầu mối liên hệ | Người nhắn DSCons | Nhóm hồ sơ hỏi | Nội dung chính | Trạng thái | Hạn phản hồi dự kiến | Kết quả phản hồi | Hành động tiếp theo | Ảnh chụp/bằng chứng | |---|---|---|---|---|---|---|---|---|---| | Chưa điền | Hiệp Quyên - Trưởng Phòng Kinh tế xã Kiến Minh | NV-02 / Pháp lý - nghiệp vụ hồ sơ | Pháp lý nền | Xin QĐ 1147, QĐ 302, biểu kèm, xác minh bản ký | Chưa nhắn | Chưa điền | Chưa có | Gửi tin lần 1 | Chưa đính kèm | | Chưa điền | Nguyen Van Hai - phó giám đốc công ty M8 | NV-04 / Kỹ thuật hồ sơ | TVGS / QLDA | Xác minh hồ sơ TVGS/QLDA và đầu mối giữ hồ sơ | Chưa nhắn | Chưa điền | Chưa có | Gửi tin lần 1 | Chưa đính kèm | | Chưa điền | Tùng Kiểm Toán - phụ trách kiểm toán công ty DKG | NV-05 / Kế toán hồ sơ và quyết toán | Kiểm toán / checklist quyết toán | Xác minh tình trạng hồ sơ kiểm toán và checklist ưu tiên | Chưa nhắn | Chưa điền | Chưa có | Gửi tin lần 1 | Chưa đính kèm | | Chưa điền | Nguyễn Bình - hỗ trợ tra cứu văn bản | NV-06 / Điều phối tra cứu hồ sơ và dữ liệu văn bản | Word/scan + hệ thống văn bản | Xin bản Word/scan, xác nhận đã có/chưa có trên hệ thống | Chưa nhắn | Chưa điền | Chưa có | Gửi tin lần 1 | Chưa đính kèm | --- ## 5) Quy tắc sử dụng nhanh cho nhân viên DSCons - Chỉ nhắn **đúng đầu mối** đã được giao trong file này. - Khi nhắn thực tế, ưu tiên ghi rõ **tên + vị trí làm việc bằng tiếng Việt** của nhân sự DSCons, không chỉ ghi mã nội bộ. - Chỉ nhắn để: - xin bản scan/bản mềm/bản Word, - xác minh hồ sơ đang ở đâu, - hỏi đầu mối đúng, - hỏi thời điểm có thể gửi, - xác nhận đã ký/chưa ký, - xác nhận đã có/chưa có trên hệ thống quản lý văn bản. - Không được nhắn theo hướng: - chốt hồ sơ đã hợp lệ, - xác nhận giá trị thanh toán/quyết toán, - thúc ép trách nhiệm pháp lý/tài chính, - thay mặt DSCons chấp thuận nghiệm thu hay thay đổi tiến độ, - yêu cầu đầu mối bên ngoài cam kết nội dung vượt thẩm quyền. - Sau mỗi lần nhắn: 1. chụp màn hình, 2. cập nhật bảng log tổng hợp, 3. nếu nội dung chuyển sang xác nhận chính thức thì đưa về **email/văn bản**. --- ## 6) Kết luận sử dụng ngay Bốn đầu mối trên được dùng cho **đợt liên hệ thực tế đầu tiên** của pilot nhằm bù hồ sơ còn thiếu theo đúng tuyến: 1. **Hiệp Quyên**: ưu tiên khối **pháp lý nền**. 2. **Nguyen Van Hai**: ưu tiên khối **TVGS / QLDA** hoặc xác minh đầu mối giữ hồ sơ. 3. **Tùng Kiểm Toán**: ưu tiên khối **kiểm toán / checklist hồ sơ quyết toán**. 4. **Nguyễn Bình**: ưu tiên **bản Word/bản scan các quyết định, tờ trình** và xác nhận **đã có/chưa có trên hệ thống quản lý văn bản** của Phòng Kinh tế xã Kiến Minh và UBND xã Kiến Minh. Mọi nội dung trong file này là **log tác nghiệp nội bộ**, không thay thế email, công văn, biên bản hoặc xác nhận chính thức của các bên.