# SOP AI + RAG cho nhân sự DSCons

## Mục tiêu
Tài liệu này hướng dẫn cách dùng AI + RAG trong công việc hằng ngày để:

- tra cứu hồ sơ công trình nhanh hơn
- phát hiện hồ sơ còn thiếu hoặc mâu thuẫn
- lấy căn cứ từ đúng tài liệu nguồn
- giảm rủi ro dùng nhầm bản nháp hoặc trả lời thiếu kiểm chứng

AI chỉ là công cụ hỗ trợ tra cứu và tổng hợp. Kết luận dùng cho thanh toán, quyết toán, kiểm toán hoặc gửi ra ngoài vẫn phải được người phụ trách kiểm tra lại.

## Phạm vi áp dụng
Áp dụng cho các việc thường gặp:

- rà soát hồ sơ công trình
- tìm căn cứ cho thanh toán, quyết toán, kiểm toán
- kiểm tra tình trạng hồ sơ đã có / còn thiếu
- tóm tắt nhanh để báo cáo nội bộ
- ghi nhận lỗi dữ liệu để chuyển người phụ trách ingest

Không dùng tài liệu này để:

- thay thế xác nhận nghiệp vụ của người phụ trách
- kết luận pháp lý chỉ dựa vào câu trả lời AI
- bỏ qua bước kiểm tra file gốc
- trộn lẫn bản nháp với bản ký

## Vị trí trong workflow DSCons
Tài liệu này thuộc luồng vận hành hằng ngày, bám theo các nguyên tắc trong `workflow.md`:

- Qdrant giữ tri thức và ngữ cảnh tài liệu
- PostgreSQL giữ dữ liệu vận hành và nhật ký
- AI hỗ trợ tìm, đối chiếu, tóm tắt
- người vận hành chịu trách nhiệm xác minh đầu ra

Tài liệu này cũng liên quan trực tiếp đến nhóm tri thức con người trong `docs/company-people-knowledge.md`: khi cần escalte, giao việc hoặc hỏi lại đúng đầu mối, phải ghi rõ người phụ trách và vai trò liên quan.

## Đầu vào và đầu ra

| Mục | Nội dung |
| --- | --- |
| Đầu vào | tên công trình, hợp đồng/gói thầu, mốc thời gian, nhóm hồ sơ cần tra, câu hỏi cụ thể |
| Đầu vào bổ sung | file mới nhận, ghi chú thiếu hồ sơ, phản hồi từ người phụ trách |
| Đầu ra mong muốn | danh sách hồ sơ, bảng đã có/chưa có, căn cứ trích nguồn, rủi ro, bước tiếp theo |
| Đầu ra không đủ chuẩn | câu trả lời không có nguồn file, kết luận chung chung, không phân biệt bản nháp/bản ký |

## Quy trình chuẩn hằng ngày

### 1. Chuẩn bị trước khi hỏi
Kiểm tra nhanh:

- đúng công trình chưa
- đúng hợp đồng/gói thầu chưa
- đúng giai đoạn hồ sơ chưa:
  - pháp lý
  - thi công
  - nghiệm thu
  - thanh toán
  - quyết toán
  - kiểm toán
- có file mới cần đổi tên hoặc bổ sung ingest không
- có bản scan mờ, sai chiều, thiếu trang hoặc trùng bản không

Nếu dữ liệu đầu vào lẫn lộn, phải dọn lại trước khi hỏi AI.

### 2. Soạn câu hỏi đúng cấu trúc
Luôn hỏi theo mẫu:

`[Công trình] + [hợp đồng/gói thầu] + [mục tiêu] + [mốc thời gian] + [đầu ra mong muốn]`

Ví dụ đầu ra nên yêu cầu rõ:

- liệt kê hồ sơ đã có / chưa có
- chỉ ra tên file nguồn
- nêu rủi ro hoặc chênh lệch số liệu
- tóm tắt theo bảng ngắn

Không dùng câu hỏi quá chung như:

- kiểm tra giúp hồ sơ này
- có đủ hồ sơ chưa
- làm quyết toán cần gì

### 3. Đọc kết quả AI theo hướng kiểm chứng
Sau khi có kết quả, kiểm tra ngay:

- AI có dẫn tên file không
- có đúng công trình và đúng nhóm hồ sơ không
- có tách rõ đã có / chưa có / không thấy trong dữ liệu không
- có lấy nhầm bản cũ hoặc bản nháp không
- có suy diễn vượt quá tài liệu nguồn không

### 4. Mở file gốc để xác minh
Với mọi kết quả quan trọng, phải mở file gốc để đối chiếu tối thiểu các điểm sau:

- số văn bản
- ngày ký
- đơn vị ký
- giá trị tiền
- khối lượng
- trạng thái bản ký hay bản nháp

Nếu không thấy file gốc hoặc nguồn không rõ, ghi nhận là `chưa xác minh`.

### 5. Chốt đầu ra dùng cho công việc
Chỉ dùng đầu ra AI cho bước tiếp theo khi đã phân loại được:

| Trạng thái | Cách xử lý |
| --- | --- |
| Đã xác minh | có thể dùng để báo cáo nội bộ hoặc làm bước chuẩn bị tiếp |
| Chưa xác minh | chỉ dùng như gợi ý, không gửi ra ngoài |
| Dữ liệu thiếu | ghi rõ hồ sơ còn thiếu và người cần bổ sung |
| Dữ liệu lỗi | ghi lại ví dụ để chuyển người phụ trách ingest hoặc admin |

### 6. Ghi log cuối phiên làm việc
Cuối phiên hoặc cuối ngày, ghi ngắn gọn:

- đã hỏi gì
- AI trả tốt ở đâu
- AI trả thiếu hoặc sai ở đâu
- hồ sơ nào còn thiếu
- bước tiếp theo là gì
- có cần escalte không

Nếu hệ thống đã có nhật ký nhân sự, nên ghi theo tinh thần của luồng `Nhật ký nhân sự` trong `workflow.md`: rõ người làm, công trình, ngày, findings, missing items.

## Mẫu câu hỏi dùng ngay

### Tìm hồ sơ còn thiếu
- Với công trình **[tên công trình]**, hợp đồng **[số hợp đồng]**, hãy liệt kê hồ sơ cần có cho đợt thanh toán **[tháng/năm]** và tách rõ: đã có, chưa thấy trong dữ liệu, cần xác minh thêm.
- Kiểm tra bộ hồ sơ quyết toán của công trình **[tên công trình]** và trả theo nhóm: pháp lý, hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán, quyết toán, kiểm toán.

### Tìm căn cứ tài liệu
- Tìm biên bản nghiệm thu, bảng xác nhận khối lượng, phụ lục hợp đồng và hóa đơn liên quan đến đợt thanh toán **[x]** của công trình **[tên công trình]**. Mỗi ý phải kèm tên file.
- Cho tôi các tài liệu làm căn cứ chứng minh phát sinh khối lượng hạng mục **[tên hạng mục]**.

### Đối chiếu số liệu
- Đối chiếu số liệu giữa hợp đồng, phụ lục, nghiệm thu và thanh toán của hạng mục **[tên hạng mục]**. Chỉ ra chỗ lệch và dẫn nguồn file.
- Tìm các hồ sơ có rủi ro bị kiểm toán hỏi: thiếu chữ ký, thiếu ngày, sai số tiền, thiếu căn cứ phát sinh.

### Tóm tắt nhanh
- Tóm tắt tình trạng hồ sơ thanh toán công trình **[tên công trình]** trong 10 dòng: đã có gì, thiếu gì, rủi ro gì, cần ai bổ sung.

## Quy tắc kiểm tra chống "AI bịa"
Bắt buộc kiểm tra 5 điểm trước khi tin kết quả:

1. có nguồn file rõ ràng
2. số liệu khớp giữa các tài liệu chính
3. đúng thời điểm và đúng đợt hồ sơ
4. đúng bản chính thức
5. không có dấu hiệu suy diễn

Dấu hiệu rủi ro thường gặp:

- kết luận "đủ hồ sơ" nhưng không chỉ ra nguồn
- tự kết luận "hợp lệ" không có căn cứ
- gộp nhầm nhiều công trình hoặc nhiều đợt
- lấy số liệu từ tài liệu không cùng bối cảnh

## Khi nào phải escalte
Escalte cho admin hoặc người phụ trách khi gặp một trong các tình huống sau:

### Về dữ liệu
- biết chắc có file nhưng AI không tìm ra
- một file mở ra sai nội dung hoặc nhầm công trình
- thiếu nhiều file trong cùng một nhóm hồ sơ
- file mới đưa vào nhưng chờ hợp lý vẫn chưa tra được

### Về chất lượng trả lời
- AI hay nhầm giữa các công trình
- nguồn trích dẫn sai
- bỏ sót hồ sơ quan trọng nhiều lần
- không phân biệt được hợp đồng, phụ lục, nghiệm thu, thanh toán

### Về nguồn file
- file scan quá mờ
- thiếu trang, lệch trang, đảo chiều
- tên file quá rối, khó nhận diện
- có nhiều phiên bản mâu thuẫn

### Về nghiệp vụ rủi ro cao
- chuẩn bị nộp hồ sơ thanh toán hoặc quyết toán
- chuẩn bị giải trình kiểm toán
- có chênh lệch tiền hoặc khối lượng
- có hồ sơ phát sinh chưa rõ căn cứ

## Mẫu escalte ngắn
Gửi theo mẫu:

- Công trình:
- Nhóm hồ sơ:
- Câu hỏi đã dùng:
- Kết quả AI trả về:
- Lỗi gặp phải:
- Tên file đúng hoặc dự kiến phải có:
- Mức độ gấp: cao / trung bình / thấp

## Lưu ý vận hành
- ưu tiên file có tên rõ ràng, đọc được, đúng công trình
- không xem bản nháp là bằng chứng cuối cùng
- nếu đổi tên file hoặc phát hiện file lỗi, ghi chú để cập nhật ingest
- chỉ dùng dữ liệu hiện có; nếu không thấy thì phải nói rõ là không thấy
- với hồ sơ quan trọng, không gửi ra ngoài nếu chưa xem file gốc
- nhật ký công việc phải tách khỏi knowledge; nội dung vận hành nên ghi vào log nội bộ, không ghi bừa vào tài liệu tri thức

## Checklist 1 phút trước khi dùng kết quả AI
- [ ] Đã nêu đúng công trình, hợp đồng/gói thầu và mốc thời gian
- [ ] Đã yêu cầu AI dẫn nguồn file
- [ ] Đã kiểm tra ít nhất 1 đến 3 file gốc
- [ ] Đã so lại số tiền, khối lượng, ngày tháng
- [ ] Đã phân biệt bản nháp và bản ký
- [ ] Nếu hồ sơ quan trọng, đã tự xác minh trước khi gửi ra ngoài
- [ ] Nếu AI sai lặp lại hoặc thiếu dữ liệu, đã escalte

## Tóm tắt
Nguyên tắc làm việc với AI + RAG tại DSCons:

- hỏi rõ
- bám đúng công trình và giai đoạn hồ sơ
- luôn yêu cầu nguồn file
- kiểm tra file gốc trước khi kết luận
- ghi log các lỗi lặp lại để cải thiện ingest và vận hành