# Mẫu manifest hồ sơ công trình

## 1. Mục tiêu

Manifest này dùng để:

- kiểm kê hồ sơ công trình đang có và còn thiếu
- thống nhất đầu vào trước khi ingest vào Qdrant
- giúp đội vận hành nhìn nhanh tình trạng hồ sơ, người phụ trách và việc cần làm
- làm đầu nối giữa hồ sơ gốc, metadata ingest và readiness/gap analysis

## 2. Phạm vi áp dụng

Dùng cho từng công trình hoặc từng gói thầu.

Nên tạo 1 file manifest riêng cho:

- mỗi công trình chính
- hoặc mỗi gói thầu nếu hồ sơ tách biệt rõ

Không dùng manifest này để thay cho:

- log công việc nhân sự hằng ngày
- bảng task điều hành trong PostgreSQL
- biên bản pháp lý chính thức

## 3. Cách dùng nhanh

Quy trình đề xuất:

1. điền metadata công trình
2. rà từng nhóm hồ sơ
3. đánh dấu trạng thái từng tài liệu
4. ghi rõ file hiện có, vị trí lưu và người phụ trách
5. chọn hồ sơ ưu tiên ingest vào Qdrant
6. tổng hợp phần thiếu hồ sơ và việc cần làm
7. xác nhận lần cập nhật gần nhất

Quy ước trạng thái:

- `Đã có`: đã có hồ sơ dùng được
- `Thiếu`: chưa có hồ sơ hoặc chưa tìm thấy
- `Cần cập nhật`: có hồ sơ nhưng chưa đủ, sai phiên bản hoặc chưa phải bản đang hiệu lực

## 4. Metadata công trình

### 4.1 Thông tin chung

| Trường | Nội dung |
| --- | --- |
| `project_code` |  |
| `project_name` |  |
| `package_code` |  |
| `package_name` |  |
| `contract_code` |  |
| `contract_name` |  |
| `investor_name` |  |
| `contractor_name` |  |
| `dia_diem_cong_trinh` |  |
| `loai_cong_trinh` |  |
| `giai_doan_hien_tai` |  |
| `gia_tri_hop_dong` |  |
| `ngay_khoi_cong` |  |
| `ngay_hoan_thanh_theo_hop_dong` |  |
| `bo_phan_quan_ly_ho_so` |  |
| `nguoi_lap_manifest` |  |
| `ngay_cap_nhat_manifest` |  |
| `schema_version` | `1.0` |

### 4.2 Metadata gợi ý cho ingest

Chỉ điền khi tài liệu hoặc nhóm hồ sơ cần đưa vào Qdrant.

| Trường | Giá trị |
| --- | --- |
| `task_type` |  |
| `knowledge_type` |  |
| `document_type` |  |
| `source_file` |  |
| `source_pages` |  |
| `issue_date` |  |
| `revision` |  |
| `agency_name` |  |
| `decision_no` |  |
| `effective_date` |  |
| `section_title` |  |
| `legal_basis` |  |
| `payment_stage` |  |
| `settlement_stage` |  |
| `audit_focus` |  |
| `vendor_or_client` |  |

## 5. Checklist trước khi lưu manifest

- [ ] Đã điền đúng `project_code`, `package_code`, `contract_code` nếu có
- [ ] Đã ghi rõ file gốc hoặc thư mục nguồn
- [ ] Đã phân biệt bản nháp, bản ký, bản đang hiệu lực
- [ ] Đã có người phụ trách cho nhóm hồ sơ còn thiếu
- [ ] Đã ghi chú trường hợp scan mờ, thiếu trang, thiếu ký
- [ ] Đã đánh dấu hồ sơ ưu tiên ingest
- [ ] Đã tách bạch manifest với log vận hành hằng ngày

## 6. Quy ước điền từng cột

| Cột | Cách điền |
| --- | --- |
| `Nhóm hồ sơ` | tên nhóm lớn như pháp lý, hợp đồng, thanh toán |
| `Tài liệu / hạng mục` | tên hồ sơ cụ thể |
| `File hiện có` | tên file hoặc thư mục đang lưu |
| `Định dạng` | PDF, DOCX, XLSX, scan, ảnh, email |
| `Trạng thái` | `Đã có`, `Thiếu`, `Cần cập nhật` |
| `Người phụ trách` | người đang giữ hoặc phải bổ sung hồ sơ |
| `Vị trí lưu` | thư mục nội bộ, ổ đĩa, link hoặc nơi lưu hồ sơ giấy |
| `Ghi chú` | thiếu trang, thiếu phụ lục, chưa ký, cần đối chiếu |
| `Ghi chú ingest` | có ingest hay không, cần OCR không, metadata bắt buộc |

### Quy ước tên file khuyến nghị

`project_code_NhomHoSo_TenTaiLieu_PhiênBản_Ngay.ext`

Ví dụ:

- `DA001_HopDong_HopDongChinh_V1_2025-03-10.pdf`
- `DA001_ThanhToan_DeNghiThanhToanDot03_2025-08-21.pdf`

## 7. Bảng manifest chính

### 7.1 Hồ sơ pháp lý

| Nhóm hồ sơ | Tài liệu / hạng mục | File hiện có | Định dạng | Trạng thái | Người phụ trách | Vị trí lưu | Ghi chú | Ghi chú ingest |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Pháp lý | Quyết định phê duyệt dự án |  |  |  |  |  |  | `task_type=legal_compliance`; `document_type=quyet_dinh_phe_duyet` |
| Pháp lý | Quyết định phê duyệt thiết kế / dự toán |  |  |  |  |  |  |  |
| Pháp lý | Giấy phép xây dựng |  |  |  |  |  |  |  |
| Pháp lý | Hồ sơ đất đai / mặt bằng |  |  |  |  |  |  |  |
| Pháp lý | Văn bản từ chủ đầu tư / cơ quan nhà nước |  |  |  |  |  |  |  |
| Pháp lý | Biên bản bàn giao mốc / mặt bằng |  |  |  |  |  |  |  |

### 7.2 Hồ sơ đấu thầu

| Nhóm hồ sơ | Tài liệu / hạng mục | File hiện có | Định dạng | Trạng thái | Người phụ trách | Vị trí lưu | Ghi chú | Ghi chú ingest |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Đấu thầu | Hồ sơ mời thầu / yêu cầu |  |  |  |  |  |  | `task_type=procurement_tender`; `knowledge_type=bidding_document` |
| Đấu thầu | Hồ sơ dự thầu |  |  |  |  |  |  |  |
| Đấu thầu | Thư làm rõ / thư giảm giá |  |  |  |  |  |  |  |
| Đấu thầu | Kết quả lựa chọn nhà thầu |  |  |  |  |  |  |  |
| Đấu thầu | Biên bản thương thảo |  |  |  |  |  |  |  |

### 7.3 Hồ sơ hợp đồng

| Nhóm hồ sơ | Tài liệu / hạng mục | File hiện có | Định dạng | Trạng thái | Người phụ trách | Vị trí lưu | Ghi chú | Ghi chú ingest |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Hợp đồng | Hợp đồng chính |  |  |  |  |  |  | `task_type=contract_management`; `knowledge_type=contract_document`; `document_type=hop_dong` |
| Hợp đồng | Phụ lục hợp đồng |  |  |  |  |  |  | `knowledge_type=contract_appendix`; `document_type=phu_luc_hop_dong` |
| Hợp đồng | Bảo lãnh thực hiện hợp đồng |  |  |  |  |  |  |  |
| Hợp đồng | Bảo lãnh tạm ứng |  |  |  |  |  |  |  |
| Hợp đồng | Văn bản điều chỉnh / gia hạn |  |  |  |  |  |  |  |
| Hợp đồng | Công văn ảnh hưởng giá trị / tiến độ |  |  |  |  |  |  |  |

### 7.4 Hồ sơ thi công

| Nhóm hồ sơ | Tài liệu / hạng mục | File hiện có | Định dạng | Trạng thái | Người phụ trách | Vị trí lưu | Ghi chú | Ghi chú ingest |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Thi công | Bản vẽ thi công được duyệt |  |  |  |  |  |  | `task_type=technical_delivery` |
| Thi công | Shopdrawing |  |  |  |  |  |  |  |
| Thi công | Biện pháp thi công |  |  |  |  |  |  |  |
| Thi công | Tiến độ thi công |  |  |  |  |  |  |  |
| Thi công | Nhật ký thi công |  |  |  |  |  |  | `knowledge_type=construction_diary`; `document_type=nhat_ky_thi_cong` |
| Thi công | Hồ sơ vật liệu đầu vào |  |  |  |  |  |  |  |
| Thi công | Hồ sơ chất lượng / thí nghiệm / kiểm định |  |  |  |  |  |  |  |
| Thi công | RFI / công văn kỹ thuật / chấp thuận vật tư |  |  |  |  |  |  |  |

### 7.5 Hồ sơ nghiệm thu

| Nhóm hồ sơ | Tài liệu / hạng mục | File hiện có | Định dạng | Trạng thái | Người phụ trách | Vị trí lưu | Ghi chú | Ghi chú ingest |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Nghiệm thu | Biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào |  |  |  |  |  |  |  |
| Nghiệm thu | Biên bản nghiệm thu công việc |  |  |  |  |  |  | `knowledge_type=acceptance_record`; `document_type=bien_ban_nghiem_thu` |
| Nghiệm thu | Biên bản nghiệm thu giai đoạn |  |  |  |  |  |  |  |
| Nghiệm thu | Biên bản nghiệm thu hoàn thành hạng mục |  |  |  |  |  |  |  |
| Nghiệm thu | Hồ sơ hoàn công |  |  |  |  |  |  | `knowledge_type=as_built_record` |
| Nghiệm thu | Bản vẽ hoàn công |  |  |  |  |  |  |  |

### 7.6 Hồ sơ thanh toán

| Nhóm hồ sơ | Tài liệu / hạng mục | File hiện có | Định dạng | Trạng thái | Người phụ trách | Vị trí lưu | Ghi chú | Ghi chú ingest |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Thanh toán | Đề nghị tạm ứng |  |  |  |  |  |  | `task_type=payment_settlement`; `knowledge_type=advance_payment`; `document_type=de_nghi_tam_ung` |
| Thanh toán | Hồ sơ thanh toán đợt |  |  |  |  |  |  | `knowledge_type=payment_dossier`; `document_type=de_nghi_thanh_toan`; thêm `payment_stage` |
| Thanh toán | Bảng xác định giá trị khối lượng |  |  |  |  |  |  | `document_type=bang_xac_dinh_gia_tri_khoi_luong` |
| Thanh toán | Bảng giá trị thanh toán |  |  |  |  |  |  |  |
| Thanh toán | Hóa đơn |  |  |  |  |  |  |  |
| Thanh toán | Biên bản đối chiếu công nợ |  |  |  |  |  |  |  |
| Thanh toán | Chứng từ chuyển tiền / xác nhận thanh toán |  |  |  |  |  |  |  |

### 7.7 Hồ sơ quyết toán

| Nhóm hồ sơ | Tài liệu / hạng mục | File hiện có | Định dạng | Trạng thái | Người phụ trách | Vị trí lưu | Ghi chú | Ghi chú ingest |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Quyết toán | Hồ sơ quyết toán tổng hợp |  |  |  |  |  |  | `task_type=payment_settlement`; `knowledge_type=settlement_dossier`; `document_type=ho_so_quyet_toan`; thêm `settlement_stage` |
| Quyết toán | Bảng tổng hợp giá trị quyết toán |  |  |  |  |  |  |  |
| Quyết toán | Bảng đối chiếu tăng giảm |  |  |  |  |  |  |  |
| Quyết toán | Hồ sơ phát sinh / bổ sung |  |  |  |  |  |  |  |
| Quyết toán | Văn bản xác nhận khối lượng, giá trị chốt |  |  |  |  |  |  |  |
| Quyết toán | Hồ sơ giải trình quyết toán |  |  |  |  |  |  |  |

### 7.8 Hồ sơ kiểm toán

| Nhóm hồ sơ | Tài liệu / hạng mục | File hiện có | Định dạng | Trạng thái | Người phụ trách | Vị trí lưu | Ghi chú | Ghi chú ingest |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Kiểm toán | Thông báo / kế hoạch kiểm toán |  |  |  |  |  |  | `task_type=audit_inspection` |
| Kiểm toán | Danh mục hồ sơ cung cấp kiểm toán |  |  |  |  |  |  |  |
| Kiểm toán | Hồ sơ giải trình theo ý kiến |  |  |  |  |  |  | thêm `audit_focus` |
| Kiểm toán | Biên bản làm việc với kiểm toán |  |  |  |  |  |  |  |
| Kiểm toán | Dự thảo báo cáo kiểm toán |  |  |  |  |  |  |  |
| Kiểm toán | Báo cáo kiểm toán chính thức |  |  |  |  |  |  | `knowledge_type=audit_report`; `document_type=bao_cao_kiem_toan` |

## 8. Danh sách hồ sơ ưu tiên ingest

| Mức ưu tiên | Tài liệu | Lý do | Cần OCR | Cần tách nhỏ | Metadata bắt buộc | Người phụ trách | Trạng thái ingest |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Cao | Hợp đồng chính và phụ lục | tra điều khoản, phạm vi, thanh toán |  |  | `project_code`, `contract_code`, `knowledge_type`, `document_type` |  |  |
| Cao | Hồ sơ nghiệm thu chính | tra khối lượng và mốc hoàn thành |  |  | `project_code`, `source_file`, `issue_date` |  |  |
| Cao | Hồ sơ thanh toán / quyết toán | đối chiếu số liệu |  |  | `project_code`, `payment_stage` hoặc `settlement_stage` |  |  |
| Cao | Báo cáo kiểm toán và giải trình | tra issue và căn cứ phản hồi |  |  | `project_code`, `audit_focus`, `source_file` |  |  |
| Trung bình | Hồ sơ pháp lý quan trọng | tra căn cứ dự án |  |  | `project_code`, `decision_no` |  |  |
| Trung bình | Shopdrawing / biện pháp thi công | tra kỹ thuật theo hạng mục |  |  | `project_code`, `section_title` |  |  |

## 9. Ghi chú vận hành khi ingest

- ưu tiên file PDF rõ chữ, hạn chế scan mờ
- nếu là scan hoặc ảnh, phải ghi rõ cần OCR trước ingest
- nếu file quá dày, nên tách theo đợt, hạng mục hoặc phụ lục
- nếu có nhiều phiên bản, phải chỉ rõ bản đang hiệu lực
- không ingest file trùng, file nháp hoặc file thiếu trang mà không ghi chú
- manifest nên cập nhật trước hoặc cùng lúc với đợt ingest lớn

## 10. Tổng hợp thiếu hồ sơ / việc cần làm

| STT | Nhóm hồ sơ | Hạng mục còn thiếu / cần cập nhật | Mức độ ảnh hưởng | Người phụ trách | Hạn bổ sung | Hướng xử lý |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| 1 |  |  | Cao / Trung bình / Thấp |  |  |  |
| 2 |  |  | Cao / Trung bình / Thấp |  |  |  |
| 3 |  |  | Cao / Trung bình / Thấp |  |  |  |
| 4 |  |  | Cao / Trung bình / Thấp |  |  |  |
| 5 |  |  | Cao / Trung bình / Thấp |  |  |  |

## 11. Xác nhận cập nhật

| Vai trò | Họ tên | Ngày xác nhận | Ghi chú |
| --- | --- | --- | --- |
| Người lập manifest |  |  |  |
| Người phụ trách hồ sơ công trình |  |  |  |
| Quản trị ingest / knowledge |  |  |  |

## 12. Mẫu điền nhanh 1 dòng

| Nhóm hồ sơ | Tài liệu / hạng mục | File hiện có | Định dạng | Trạng thái | Người phụ trách | Vị trí lưu | Ghi chú | Ghi chú ingest |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Thanh toán | Hồ sơ thanh toán đợt 03 | `DA001_ThanhToan_DeNghiThanhToanDot03_2025-08-21.pdf` | PDF | Đã có | Nguyễn Văn A | `\\server\duan\DA001\thanhtoan` | Đủ ký, đủ phụ lục | Ingest ngay; `task_type=payment_settlement`; `knowledge_type=payment_dossier`; `document_type=de_nghi_thanh_toan`; `payment_stage=dot_03` |