# Hướng dẫn vận hành Zalo PC cho nhân sự DSCons

## Mục tiêu
Tài liệu này hướng dẫn thao tác hằng ngày trên Zalo PC để:

- tìm đúng đầu mối liên hệ
- xin hoặc xác minh hồ sơ còn thiếu
- nhận hoặc gửi file đúng phạm vi công việc
- lưu bằng chứng và cập nhật log nội bộ

Tài liệu bám theo nguyên tắc trong:

- `workflow.md`
- `docs/company-people-knowledge.md`
- `docs/desktop-automation-architecture.md`

Mục tiêu là giữ thao tác ngắn gọn, kiểm soát được và dễ truy vết.

## Phạm vi áp dụng
Áp dụng khi nhân sự DSCons dùng **Zalo PC đã đăng nhập sẵn** để:

- tìm đầu mối theo tên hiển thị
- nhắn tin xin hồ sơ hoặc hỏi đầu mối đúng
- theo dõi phản hồi
- nhận file và lưu vào thư mục làm việc
- ghi nhận hoạt động vào log nội bộ

Không áp dụng cho:

- cam kết pháp lý, tài chính, nghiệm thu, quyết toán
- xác nhận chính thức thay mặt DSCons nếu chưa được giao thẩm quyền
- tranh luận hoặc gây áp lực qua chat
- coi Zalo là nơi lưu duy nhất mà không cập nhật log

## Vai trò trong workflow DSCons
Trong `workflow.md`, thao tác Zalo PC là một bước hỗ trợ vận hành, không phải nguồn chân lý chính.

- chat và file nhận được là đầu vào vận hành
- file chỉ trở thành dữ liệu dùng được sau khi lưu đúng chỗ và đi qua bước rà soát / ingest phù hợp
- log liên hệ thuộc phần vận hành, không trộn với knowledge
- nếu có dùng desktop automation, Zalo PC vẫn phải tuân theo bước xác minh chat, bằng chứng và log như tài liệu kiến trúc đã nêu trong `docs/desktop-automation-architecture.md`

## Đầu vào và đầu ra

| Mục | Nội dung |
| --- | --- |
| Đầu vào | tên đầu mối, công trình, nhóm hồ sơ cần xin, nội dung cần hỏi |
| Đầu vào bổ sung | file mẫu, ảnh chụp, lịch sử trao đổi cũ, người phụ trách nội bộ |
| Đầu ra | tin nhắn đã gửi, phản hồi nhận được, file nhận được, log nội bộ |
| Đầu ra bắt buộc | bằng chứng đã gửi/đã nhận, hẹn bước tiếp theo nếu có |

## Quy trình chuẩn

### 1. Xác định mục tiêu trước khi mở chat
Làm rõ:

- cần liên hệ ai
- cần xin hồ sơ gì
- hồ sơ đó liên quan công trình nào
- cần bản scan, bản mềm hay chỉ cần xác minh tình trạng
- nếu đối phương không giữ hồ sơ thì cần hỏi đầu mối tiếp theo là ai

Không mở chat và nhắn ngay khi chưa rõ mục tiêu.

### 2. Tìm đúng liên hệ trên Zalo PC
Tên ưu tiên thường gặp:

- Hiệp Quyên
- Nguyễn Bình
- Nguyen Van Hai
- Tùng Kiểm Toán

Mẹo tìm:

- thử cả có dấu và không dấu
- thử tên ngắn nếu kết quả nhiều
- không nhắn ngay nếu có nhiều người trùng tên

### 3. Xác minh đúng người trước khi gửi
Phải tự kiểm tra tối thiểu 3 điểm:

- tên hiển thị
- dấu hiệu nhận diện như đơn vị, chức danh, avatar, số điện thoại, nhóm chat liên quan
- lịch sử trao đổi cũ có đúng ngữ cảnh công trình hoặc hồ sơ không

Nếu chưa chắc, gửi một tin xác minh ngắn trước.

Mẫu xác minh:
> Em chào anh/chị, em là [Tên] bên DSCons. Cho em xin phép xác minh đây có phải anh/chị đang hỗ trợ phần hồ sơ/liên hệ công trình [tên công trình] không ạ? Nếu em liên hệ chưa đúng đầu mối, nhờ anh/chị hướng dẫn giúp em.

### 4. Soạn tin nhắn đúng chuẩn
Một tin nhắn nên có 4 phần:

1. chào lịch sự
2. giới thiệu ngắn gọn là người của DSCons
3. nêu rõ hồ sơ cần xin hoặc nội dung cần xác minh
4. đề nghị hỗ trợ nhẹ nhàng, có cảm ơn

Mẫu chung:
> Em chào anh/chị [Tên], em là [Tên nhân sự] bên DSCons, hiện đang rà soát hồ sơ công trình [tên công trình]. Bên em đang cần [tên hồ sơ/nội dung]. Nhờ anh/chị hỗ trợ kiểm tra và phản hồi giúp em khi thuận tiện ạ. Nếu anh/chị không trực tiếp giữ hồ sơ, nhờ anh/chị hướng dẫn giúp em đầu mối phù hợp. Em cảm ơn anh/chị.

### 5. Gửi hoặc nhận file
Khi xin file, nêu rõ loại file cần nhận:

- bản scan PDF
- ảnh chụp
- file Word
- bản mềm trước, bản ký sau

Khi gửi file cho đối phương:

- chỉ gửi file được phép chia sẻ
- kiểm tra đúng file trước khi gửi
- kèm một câu mô tả ngắn
- không kèm cam kết vượt thẩm quyền

### 6. Lưu bằng chứng và cập nhật log
Ngay sau mỗi lần nhắn hoặc nhận phản hồi quan trọng, phải làm:

- kiểm tra lại đã gửi đúng người, đúng nội dung
- chụp màn hình hoặc lưu bằng chứng phù hợp
- lưu file nhận được vào đúng thư mục làm việc
- cập nhật log nội bộ

Tối thiểu log phải có:

- ngày giờ
- đầu mối liên hệ
- người của DSCons thực hiện
- hồ sơ/nội dung đã hỏi
- kết quả ban đầu
- hẹn tiếp theo
- vị trí bằng chứng hoặc file nhận được

## Mẫu tin nhắn thực dụng

### Xin hồ sơ pháp lý nền
> Em chào anh/chị [Tên], em là [Tên] bên DSCons, hiện đang rà soát hồ sơ công trình [tên công trình]. Bên em đang cần kiểm tra lại nhóm hồ sơ pháp lý gồm [tên hồ sơ]. Nếu anh/chị thuận tiện, nhờ hỗ trợ cho em xin bản scan hoặc bản mềm để đối chiếu nội bộ ạ. Nếu em cần liên hệ đầu mối khác, nhờ anh/chị hướng dẫn giúp em. Em cảm ơn anh/chị.

### Xin xác minh tình trạng hồ sơ
> Em chào anh/chị [Tên], em xin phép hỏi hiện hồ sơ [tên hồ sơ] của công trình [tên công trình] đã có bản scan/bản mềm hoặc đã lưu ở đầu mối nào chưa ạ? Nếu thuận tiện, nhờ anh/chị xác nhận giúp em để bên em theo dõi đúng hướng. Em cảm ơn anh/chị.

### Xin đầu mối phù hợp
> Em chào anh/chị [Tên], em đang rà soát hồ sơ [nhóm hồ sơ] của công trình [tên công trình]. Nếu anh/chị không trực tiếp giữ hồ sơ này, nhờ anh/chị chỉ giúp em đầu mối phù hợp để em liên hệ đúng người ạ. Em cảm ơn anh/chị.

### Follow-up khi chưa có phản hồi
> Em chào anh/chị [Tên], em xin phép nhắc lại nội dung em đã hỏi trước đó về [tên hồ sơ]. Khi thuận tiện, nhờ anh/chị phản hồi giúp em tình trạng hồ sơ hoặc đầu mối phù hợp để em liên hệ tiếp ạ. Em cảm ơn anh/chị.

## Rủi ro chính và cách kiểm soát

| Rủi ro | Cách kiểm soát |
| --- | --- |
| Nhắn nhầm người | xác minh tên, lịch sử chat, dấu hiệu nhận diện trước khi gửi |
| Xin sai hồ sơ | ghi rõ công trình và nhóm hồ sơ trước khi soạn tin |
| Gửi file sai | kiểm tra tên file và nội dung trước khi bấm gửi |
| Trả lời vượt thẩm quyền | chỉ hỏi/xin/xác minh, không cam kết thay DSCons |
| Quên log nội bộ | cập nhật log ngay sau mỗi tương tác quan trọng |
| Lưu file sai chỗ | dùng đúng thư mục công trình hoặc thư mục tiếp nhận quy định |
| Chỉ lưu trên Zalo | tải file về và lưu bằng chứng ngoài Zalo |

## Khi nào phải dừng và escalte
Dừng trao đổi và báo người phụ trách khi:

- đối phương hỏi nội dung pháp lý, tài chính, nghiệm thu, quyết toán vượt thẩm quyền
- có tranh cãi hoặc hiểu nhầm
- không chắc đúng người nhận
- có yêu cầu xác nhận chính thức thay mặt DSCons
- có file hoặc thông tin nhạy cảm chưa rõ phạm vi chia sẻ

Nguyên tắc xử lý:

- tiếp nhận thông tin ở mức an toàn
- không hứa hoặc xác nhận thay công ty
- báo quản lý hoặc đầu mối phụ trách nội bộ
- nếu cần, chuyển sang email hoặc văn bản chính thức

## Lưu ý khi có desktop automation hỗ trợ
Nếu Zalo PC được hỗ trợ bởi công cụ automation theo `docs/desktop-automation-architecture.md`, người vận hành vẫn phải giữ các kiểm soát sau:

- xác minh đúng chat trước khi gửi
- kiểm tra bằng chứng gửi/nhận
- xác nhận file đã tải xong trước khi di chuyển
- ghi lại `source_path` và `destination_path` nếu có nhận file
- không coi screenshot, OCR hoặc log máy là tri thức chính thức

## Mẫu log ngắn sau mỗi lần liên hệ

| Ngày giờ | Đầu mối | Người thực hiện | Nội dung đã nhắn | Hồ sơ cần xin/xác minh | Kết quả ban đầu | Hẹn tiếp theo | Bằng chứng |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| [điền] | [điền] | [điền] | [điền] | [điền] | Đã gửi / Đã phản hồi / Chưa phản hồi / Chuyển đầu mối | [điền] | Ảnh chụp màn hình / file nhận được |

## Checklist 30 giây trước khi bấm gửi
- [ ] Đã đúng người nhận
- [ ] Đã ghi rõ công trình và hồ sơ cần hỏi
- [ ] Đã giới thiệu ngắn gọn là DSCons
- [ ] Câu chữ lịch sự, không gây áp lực
- [ ] Không có cam kết vượt thẩm quyền
- [ ] Đã biết sẽ lưu bằng chứng và log vào đâu

## Tóm tắt
Nguyên tắc thao tác Zalo PC tại DSCons:

- tìm đúng người trước khi nhắn
- nhắn ngắn, rõ, đúng hồ sơ
- chỉ hỏi, xin hoặc xác minh trong phạm vi công việc
- lưu bằng chứng và cập nhật log ngay
- nếu có rủi ro hoặc vượt thẩm quyền, dừng và escalte